Guida online IncaMail
I principali temi legati a IncaMail
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La guida online fornisce aiuto nell’utilizzo di IncaMail e illustra in modo pratico le funzioni del servizio di crittografia delle e-mail offerto dalla Posta.
Apertura e gestione dell’account
Tutto sul vostro account IncaMail
Per inviare e ricevere messaggi IncaMail è possibile aprire su www.incamail.comTarget not accessible un account gratuito (solo la prima volta). A tal fine cliccare su «Aprire un account» e compilare i dati in modo completo e corretto. Durante la registrazione il codice d’attivazione sarà inviato all’indirizzo e-mail indicato. Inserire il codice di attivazione per concludere la registrazione. Se il codice non è stato ricevuto (controllare anche la cartella SPAM), è possibile richiederlo nuovamente. A tale scopo, cliccare sul pulsante corrispondente per richiedere un nuovo codice. Solo il codice di attivazione inviato per ultimo è valido.
Dopo la registrazione, si disporrà di un account Basic con le seguenti funzioni:
- invio di messaggi IncaMail
- ricezione e apertura di messaggi crittografati
- gestione delle impostazioni dell’account
- consultazione del registro
Se il vostro indirizzo e-mail dovesse cambiare, potete aprire un nuovo account IncaMail seguendo la consueta procedura di registrazione.
Scelta della password
La password deve rispondere ai seguenti requisiti:
- essere di almeno otto caratteri
- contenere almeno tre dei seguenti elementi: lettere maiuscole, lettere minuscole, cifre o caratteri speciali
- non deve contenere il nome proprio o l’indirizzo e-mail dell’utente
Si prega di impostare la password secondo queste istruzioni e di non comunicarla a terzi per nessun motivo.
Verifica dell’indirizzo postale
Facendo verificare da IncaMail il proprio indirizzo postale, quest’ultimo sarà mostrato al destinatario. Un indirizzo postale verificato aumenta la fiducia. Per verificare l’indirizzo postale, accedere alle impostazioni e cliccare su «Verifica indirizzo postale». Inserire l’indirizzo postale corretto alla pagina che appare. Dopo qualche giorno l’utente riceverà il codice di attivazione tramite lettera all’indirizzo postale indicato. Per terminare la verifica, accedere all’account IncaMail, cliccare su «Verifica» e inserire il codice di attivazione ricevuto.
L’indirizzo postale può essere modificato in qualsiasi momento nelle impostazioni. Ad ogni modifica sarà inviato un nuovo codice di attivazione tramite lettera.
Registrazione con SwissID
I titolari di SwissID possono effettuare direttamente la registrazione in IncaMail. A tal fine, al momento della registrazione cliccare su «Altri login» e su «SwissID Login». Seguire le istruzioni. I dati di SwissID saranno acquisiti in IncaMail senza possibilità di modifica. Eseguendo la registrazione con SwissID, la verifica dell’e-mail non è necessaria e si può disporre immediatamente di tutte le funzioni di IncaMail.
Registrazione con il login del Cantone di Ginevra o del Cantone di Zugo
I titolari del login del Cantone di Ginevra (AeL) o del Cantone di Zugo possono effettuare direttamente la registrazione in IncaMail. A questo scopo, cliccare su «Altri login» e su «Login Canton Ginevra» o «Login Canton Zug» e seguire le istruzioni. I dati del login Cantone di Ginevra o del Cantone di Zugo saranno trasmessi in IncaMail senza possibilità di modifica. Eseguendo la registrazione con il login del Cantone di Ginevra o del Cantone di Zugo, la verifica dell’e-mail e dell’indirizzo non è necessaria e si può disporre immediatamente di tutte le funzioni di IncaMail.
Login attraverso posta.ch (login clienti Posta)
I titolari di un login clienti della Posta possono effettuare direttamente la registrazione in IncaMail. A tal fine, al momento della registrazione cliccare su «Altri login» e su «Login attraverso posta.ch». Seguire le istruzioni. I dati del login clienti saranno trasmessi in IncaMail senza modifiche. Eseguendo la registrazione con il login clienti della Posta, la verifica dell’e-mail non è necessaria e si può disporre immediatamente di tutte le funzioni di IncaMail.
Procedere come segue per ricevere una nuova password:
- sulla pagina iniziale, cliccare su «Dimenticato la password?»
- inserire l’indirizzo e-mail registrato in IncaMail e confermare con «Invia»
- in base al metodo prescelto, l’utente riceverà un SMS con un codice o dovrà rispondere alla propria domanda di sicurezza
- l’utente riceve un SMS sul proprio telefono cellulare; inserire il codice ricevuto nell’apposito campo e cliccare su «Avanti»
- rispondere alla domanda di sicurezza e cliccare su «Verifica»; attenzione: la risposta deve corrispondere esattamente (incluse maiuscole e minuscole) alla risposta precedentemente salvata
- a questo punto impostare una nuova password e cliccare su «Salva»
Il login ora è stato eseguito ed è stata impostata una nuova password. Se l’impostazione della nuova password non è andata a buon fine, ripetere la procedura. Se ancora non funziona, si prega di rivolgersi alla nostra assistenza.
Dopo l’apertura dell’account IncaMail, si dispone di un account Basic gratuito con il quale è possibile ricevere messaggi IncaMail e inviare gratuitamente dieci messaggi confidenziali o personali al mese. Effettuando l’upgrade alla versione Premium (CHF 99.00 / EUR 99.00 l’anno) è possibile inviare fino a 50 messaggi (tutti i tipi di invio) al giorno e viene attivata inoltre la cassetta delle lettere virtuale. Per passare a un account Premium cliccare su «Acquista Premium» e seguire le istruzioni. Qui è possibile inoltre rinnovare la sottoscrizione all’account Premium.
Alla voce «Informazioni personali» è possibile gestire le informazioni personali e verificare l’indirizzo postale. Se l’indirizzo postale non è stato ancora verificato, è possibile farlo in qualsiasi momento. A tal fine cliccare su «Verifica indirizzo postale». È possibile inoltre modificare gli indirizzi già verificati. In caso di modifiche, sarà inviata all’utente una lettera con un codice di attivazione, come per la prima verifica. In caso di registrazione con SwissID o con il login del Cantone di Ginevra (AeL) ecc., è possibile anche gestire il proprio indirizzo. Tuttavia, i dati (cognome, nome ed eventualmente azienda) provenienti da SuisseID e dal login del Cantone di Ginevra (AeL) non possono essere modificati. In tal caso non sarà inviato all’utente nessun codice di attivazione per posta. Ulteriori informazioni sono disponibili alla rubrica «Registrazione» e «Verifica dell’indirizzo postale».
La password può essere modificata in qualsiasi momento nelle impostazioni. La password deve rispondere ai seguenti requisiti:
- essere di almeno otto caratteri
- contenere almeno tre dei seguenti elementi: lettere maiuscole, lettere minuscole, cifre o caratteri speciali
- non deve contenere il nome proprio o l’indirizzo e-mail dell’utente
Si prega di impostare la password secondo queste istruzioni e di non comunicarla a terzi per nessun motivo.
Inoltre, è possibile gestire i dati necessari per il ripristino della password. Tali dati si rendono necessari se si dimentica la password e se si desidera impostarne una nuova. È possibile scegliere tra due diverse modalità, la domanda di sicurezza e il codice tramite SMS. Impostare la propria preferenza, facendo attenzione a non commettere errori di battitura e mantenendo questi dati sempre aggiornati.
IncaMail è disponibile in tedesco, francese, italiano, inglese, neerlandese e rumeno. La lingua può essere modificata in ogni momento nelle impostazioni. Le e-mail confidenziali vengono visualizzate nella lingua scelta dall’utente.
Newsletter
L’utente può scegliere se ricevere la newsletter IncaMail. La newsletter viene pubblicata circa quattro volte l’anno e comprende notizie e temi rilevanti su IncaMail.
Messaggi
Per l’invio di messaggi IncaMail è possibile effettuare varie impostazioni.
- Configurazione della firma: con questa impostazione, ad ogni e-mail sarà inserita automaticamente una firma digitale.
- Comunicazione sulla busta del messaggio: con questa impostazione, si può definire un testo personalizzato che viene mostrato al destinatario dell’e-mail prima di aprire il messaggio. Può trattarsi ad esempio di indicazioni di assistenza o di altre informazioni. Evitare di inserire qui informazioni confidenziali o personali.
Con la cassetta delle lettere virtuale è disponibile un modulo di contatto sicuro. È possibile offrire ai propri clienti e partner il link corrispondente sulla home page o nella firma digitale automatica nell’e-mail. Le persone che dispongono del link possono inviare all’utente e-mail confidenziali senza dover eseguire la registrazione e il pagamento. Anche i file fino a 1 GB possono essere trasmessi in modo sicuro con il modulo di contatto. I file vengono salvati in forma cifrata sul server di IncaMail della Posta e restano a disposizione per il download fino a un massimo di sette giorni. In seguito, i dati vengono cancellati irrevocabilmente.
La cassetta delle lettere virtuale è disponibile per i clienti con account Premium o Business. Le spese vengono addebitate ai clienti Business in base al contratto. L’utilizzo è incluso nel prezzo dell’account Premium. La cassetta delle lettere virtuale può essere attivata o disattivata (impostazione predefinita: disattivata).
È possibile inserire un’immagine o un logo personale e un testo a piacere. L’immagine e il testo saranno visualizzati sopra la cassetta delle lettere virtuale. La dimensione massima consentita per l’immagine è pari a 250 x 150 pixel (L x A). Minore è la definizione dell’immagine, più rapidamente sarà visualizzata. Inoltre il mittente può impostare una protezione antispam prima della spedizione.
Qui è possibile bloccare la ricezione di raccomandate IncaMail. A questo scopo cliccare su «Configurazione di raccomandate» e seguire le istruzioni. Le istruzioni dettagliate sono disponibili qui.
L’account IncaMail può essere cancellato autonomamente. A tal fine cliccare su «Elimina account». Attenzione: dopo l’eliminazione non sarà più possibile aprire né leggere messaggi IncaMail ricevuti. La cancellazione di un account IncaMail non può essere annullata.
Informazioni per i mittenti
Invio, tipi di invio e conferme di trasmissione
Scrivere un messaggio IncaMail
Per scrivere un messaggio IncaMail, cliccare su «Scrivi».
Tipi di file e limitazioni della dimensione impostati dai destinatari
Possono essere allegati file di tutti i formati comunemente in uso. Per garantire la protezione dei nostri destinatari, per l’invio tramite www.IncaMail.com non sono ammessi formati di file con codici eseguibili (programmi, macro, script). IncaMail consente di inviare messaggi fino a 30 MB, tuttavia la ricezione dipende dalla dimensione massima consentita dal destinatario. Perciò, in particolare per invii importanti o che devono essere ricevuti entro una determinata scadenza, come ad esempio la corrispondenza giuridica (tipo di invio: raccomandata), la Posta consiglia di chiarire precedentemente con il destinatario la quantità di dati massima che può ricevere per ciascuna e-mail. Occorre considerare inoltre che le dimensioni del messaggio inviato possono raddoppiare a causa della crittografia di trasmissione. L’utente sarà informato per e-mail se il messaggio di posta elettronica che intende inviare non può essere recapitato al destinatario a causa limite di dimensione.
Con il Large File Transfer di IncaMail, i clienti con collegamento a un dominio (MGI) possono inviare file con un volume fino a 1 GB. I file spediti tramite Large File Transfer non vengono allegati direttamente al messaggio IncaMail e per questo incidono in minima parte sulle sue dimensioni. Ulteriori informazioni sul Large File Transfer sono disponibili al capitolo «Invio di file di grandi dimensioni (Large File Transfer)».
Selezione del tipo di invio
Scegliere il tipo d’invio cliccando sul pulsante corrispondente. Maggiori informazioni sui vari tipi di invio sono disponibili nella seguente rubrica «Tipi di invio».
Destinatari
È possibile inserire più destinatari, separandoli con «;» (punto e virgola) e lasciando uno spazio vuoto.
Esempio: a@domain.ch; b@domain.ch.
Invio
Cliccare su «Invia» per inviare il messaggio. Poiché su IncaMail non viene salvato alcun messaggio, non esiste la casella della posta in uscita.
Copia gratuita al mittente
Se si desidera una copia per il proprio archivio, attivare l’opzione «Copia gratuita al mittente». L’e-mail inviata sarà recapitata gratuitamente e in modo confidenziale all’indirizzo e-mail del mittente. Nelle impostazioni, alla voce «Messaggi», è possibile modificare l’impostazione standard per questa opzione.
I mittenti possono scegliere tra i seguenti tipi d’invio.
Messaggio confidenziale
Il messaggio viene trasmesso con crittografia al destinatario e il mittente riceverà, se lo desidera, una conferma di trasmissione via e-mail. Per leggere l’e-mail confidenziale, il destinatario deve aver effettuato la verifica con un codice di sicurezza per e-mail. I destinatari con contratto per clienti aziendali ricevono il messaggio sotto forma di e-mail standard mediante connessione crittografata e possono procedere alla sua lettura senza altri interventi. La verifica dell’indirizzo postale non è necessaria per la ricezione di un’e-mail confidenziale.
Messaggio personale
Il messaggio viene trasmesso con crittografia al destinatario e il mittente riceverà, se lo desidera, una conferma di trasmissione via e-mail. Per leggere l’e-mail personale, il destinatario deve aver effettuato la registrazione unica e avere almeno verificato il suo indirizzo e-mail con il codice di attivazione. Se il destinatario non è ancora registrato su IncaMail, sarà invitato a registrarsi quando prova ad aprire l’e-mail personale. La verifica dell’indirizzo postale non è necessaria per la ricezione di un’e-mail personale.
Raccomandata
Nel tipo d’invio «Raccomandata» al mittente e al destinatario vengono inviate ricevute in formato PDF con firma elettronica, comprovanti l’invio e la ricezione del messaggio. I messaggi devono essere accettati dal destinatario entro sette giorni, altrimenti scadono. Per il calcolo dei termini di scadenza, viene conteggiato ogni giorno, quindi anche sabati, domeniche e giorni festivi. Il tipo d’invio può essere utilizzato nell’ambito della comunicazione con le autorità svizzere ed è conforme alla legislazioneTarget not accessible vigente.
Per maggiori informazioni si rimanda al capitolo «Raccomandata».
IncaMail consente ai clienti che hanno integrato IncaMail nella loro infrastruttura mail (Mail Gateway Integration - MGI) di inviare grandi quantità di dati tramite Large File Transfer. Con l’ausilio di appositi add-in, IncaMail consente di inviare dati fino a 1 GB in tutta sicurezza. L’utilizzo del Large File Transfer non comporta costi supplementari.
Tramite la funzione drag and drop o cliccando sulla zona corrispondente, è possibile caricare i file desiderati attraverso un collegamento sicuro al server IncaMail. I dati vengono salvati in modo cifrato esclusivamente sul server IncaMail della Posta. Si ricorda che i file restano a disposizione per il download sul server IncaMail per un massimo di sette giorni, prima di essere cancellati in modo irrevocabile. Una volta eseguito l’upload, nel messaggio vengono generati in automatico i link attraverso i quali il destinatario può scaricare i file. L’invio dell’e-mail ai destinatari desiderati avviene come di consueto in modalità protetta tramite IncaMail. Poiché i file non vengono allegati direttamente all’e-mail, le dimensioni del messaggio variano in modo trascurabile.
Il Large File Transfer (LFT) di IncaMail può essere utilizzato anche nel quadro di una procedura amministrativa (OCE-PA, RS 172.021.2), di procedimenti civili e penali e di procedure d’esecuzione e fallimento (OCE-PCPE, RS 272.1) (cfr. IncaMail per le autorità). IncaMail è una piattaforma di recapito sicura riconosciuta dalla Confederazione.
Conferma di trasmissione
Il mittente di un messaggio confidenziale o personale riceve di default una conferma di trasmissione per e-mail. La ricevuta viene emessa non appena l’e-mail è stata trasmessa al sistema del destinatario e funge da conferma di ricezione dell’e-mail nella casella del destinatario, ma non significa che sia stata anche aperta. Nelle impostazioni è possibile indicare se si desidera ricevere la conferma di trasmissione o meno.
Ricevuta di spedizione e ricezione
Per il tipo d’invio «Raccomandata», il mittente e il destinatario ricevono diverse ricevute.
Per maggiori informazioni si rimanda al capitolo Raccomandata.
Nel registro è possibile visualizzare i dati relativi a tutti i messaggi inviati e ricevuti. Il registro non riporta indicazioni sul contenuto dei relativi messaggi. Qui sotto sono riportate le informazioni dettagliate sul possibile stato IncaMail.
| Stato IncaMail | C/P | R | Significato |
|---|---|---|---|
| Pervenuto su IncaMail | Sì | Sì | Il messaggio IncaMail è stato accettato dalla piattaforma ma non è ancora stato trasmesso al sistema del destinatario. Se lo stato resta invariato per più di due ore, il mittente sarà automaticamente informato dalla piattaforma. IncaMail tenterà l’esecuzione del recapito per un massimo di 72 ore. Se il recapito non è riuscito neppure dopo 72 ore, il messaggio sarà eliminato da IncaMail, il mittente sarà informato tramite e-mail e lo stato sarà mutato in «Non recapitabile». |
| Elaborato | No | Sì | IncaMail ha elaborato il messaggio ed è in attesa che venga accettato dal destinatario. |
| Recapitato | Sì | No | Il messaggio IncaMail è stato ricevuto dal sistema del destinatario. |
| Aperto | Sì | No | Il destinatario ha aperto il messaggio IncaMail e lo ha letto tramite l’interfaccia web. (Stato non possibile per destinatari con contratto per clienti commerciali «Service Integration» e tipo di recapito «Confidenziale»; in tal caso lo stato resta «Recapitato») |
| Non recapitabile | Sì | Sì | Non è stato possibile recapitare il messaggio IncaMail per svariati motivi. I motivi possono essere: casella di posta piena, sistema del destinatario non raggiungibile, indirizzo e-mail sconosciuto. Il mittente riceve in tal caso un avviso da IncaMail. Vedere anche «Pervenuto su IncaMail». |
| Accettato | No | Sì | Lo stato «Accettato» significa che il destinatario ha accettato il messaggio IncaMail (raccomandata). |
| Rifiutato | No | Sì | Lo stato «Rifiutato» significa che il destinatario ha rifiutato il messaggio (raccomandata). |
| Scaduto | No | Sì | Lo stato «Scaduto» significa che il destinatario non ha né accettato né rifiutato il messaggio (raccomandata) entro il termine di sette giorni. Il messaggio non può più essere aperto dal destinatario. |
| Messaggio di sistema | Sì | Sì | Dopo il recapito del messaggio, IncaMail riceve dal sistema di posta destinatario un messaggio sullo stato della consegna. Tale messaggio viene inoltrato al mittente tramite e-mail con lo stato «Messaggio di sistema». Per determinare lo stato del messaggio, osservare il contenuto del messaggio inoltrato. |
Legenda:
C = Confidenziale
P = Personale (recapito in ogni caso come SAFE)
R = Raccomandata
Per i clienti commerciali che hanno già integrato IncaMail nel loro client di posta (ad es. Outlook) il registro log è accessibile direttamente su Outlook. Il registro è protetto da un’autenticazione a due fattori. Per potere accedere direttamente dal client di posta al registro, l’utente deve registrarsi a incamail.com. I messaggi inviati possono essere bloccati dal registro log. Il blocco dei messaggi è possibile per tutti i messaggi personali e raccomandati. I messaggi confidenziali possono venire bloccati quando il destinatario riceve il messaggio tramite incamail.com ma non tramite il client di posta. Tramite il blocco il destinatario non ha più accesso al messaggio anche se è già stato letto.
Per motivi regolatori o di politica commerciale, nei seguenti paesi i messaggi IncaMail possono essere solo ricevuti:
- Angola
- Bielorussia
- Bolivia
- Costa d’Avorio
- Eritrea
- Etiopia
- Guinea
- Kenya
- Libano
- Liberia
- Libia
- Myanmar (Birmania)
- Nepal
- Nigeria
- Repubblica d’Iraq
- Repubblica Democratica del Congo
- Repubblica Islamica dell’Iran
- Repubblica popolare di Corea (Corea del Nord)
- Siria
- Somalia
- Sri Lanka
- Sudan
- Trinidad e Tobago
- Zimbabwe
Informazioni per i destinatari
Ricevere, aprire e rispondere
Le e-mail di IncaMail vengono ricevute direttamente al proprio indirizzo e-mail. Eliminare l’e-mail solo se si è sicuri che non servirà più. La Posta non sarà più in grado di consegnare nuovamente l’e-mail, poiché non ne viene salvata alcuna copia. Il messaggio confidenziale e codificato può essere aperto nel messaggio tramite il pulsante «Leggere». Per visualizzare correttamente il messaggio è tassativamente necessaria una connessione a internet.
Nota:
È possibile che il messaggio non contenga il pulsante «Leggere». In tal caso è possibile aprire il messaggio IncaMail semplicemente cliccando sull’allegato IncaMail.html. Se l’allegato HTML non si apre direttamente nel programma e-mail, salvarlo sul desktop e quindi aprire nel browser questa versione salvata dell’allegato.
Istruzioni dettagliate per l’apertura dei messaggi IncaMail sono disponibili qui:
Messaggio IncaMail confidenziale
Dopo il clic sul pulsante «Leggere», i destinatari sprovvisti di account IncaMail ricevono un link chiave via e-mail per poter leggere il messaggio. I destinatari già in possesso di un account IncaMail possono aprire i messaggi con la loro password personale.
Messaggio personale
In caso di messaggio personale, dopo il clic sul pulsante «Leggere» sarà chiesto di eseguire il login a IncaMail. Dopo il login, l’e-mail sarà visualizzata nel browser. Se non si è ancora provveduto, per prima cosa eseguire la registrazione unica a IncaMail.
Raccomandata IncaMail
Ogni indirizzo e-mail valido può ricevere raccomandate.
La procedura in caso di ricezione di un messaggio raccomandato presenta le seguenti differenze rispetto agli altri tipi di messaggi.
Termini di ritiro
Il termine per il ritiro è limitato a sette giorni. Dopo tale termine non è più possibile aprire il messaggio. Se il messaggio viene aperto durante questo termine, potrà essere visualizzato in qualsiasi altro momento.
Accettazione
Al primo clic sul pulsante «Leggere», il destinatario può decidere dopo l’accesso se accettare o meno la raccomandata. A questo scopo cliccare sull’apposito pulsante. La decisione del destinatario sarà comunicata al mittente mediante una ricevuta. La decisione può essere anche rimandata, sempre entro il termine di ritiro. Una volta accettato, l’allegato può essere aperto senza questa decisione.
Ricevute
Il mittente e il destinatario ricevono per la raccomandata una ricevuta di consegna e di ricezione sotto forma di PDF con firma digitale.
Proprio come per IncaMail, la sicurezza e la protezione della privacy degli utenti sono al centro del servizio svizzero di messaggistica Threema. Ciò significa che i messaggi IncaMail inviati da un mittente con un contratto per clienti commerciali possono essere ricevuti e aperti direttamente nell’app Threema, nel web client Threema e in Threema Work.
Ecco come funziona:
- Acceda al suo account IncaMail su incamail.com.
- Selezioni «Impostazioni» e scorra fino alla scheda «Impostazioni Threema».
- Inserisca qui il suo Threema ID di otto cifre e confermi con «Aggiungere Threema ID».
- Ora riceverà un messaggio Threema contenente un link di attivazione.
- Clicchi sul link e acceda a incamail.com per completare l’attivazione.
Può ora visualizzare i messaggi IncaMail ricevuti sia nella posta in arrivo in incamail.com che su Threema. L’impostazione funziona sia per Threema che per Threema Work.
Importante: può ricevere su Threema soltanto i messaggi IncaMail inviati da un mittente con un contratto per clienti commerciali. Non è invece possibile rispondere a un messaggio IncaMail o creare un nuovo messaggio IncaMail direttamente su Threema. A tal fine può utilizzare come di consueto il suo account IncaMail.
I destinatari visualizzano il messaggio IncaMail nel browser. Alla voce «Salva» sono disponibili le seguenti possibilità.
- Inoltrare il messaggio come e-mail standard: il messaggio viene inoltrato all’utente normalmente e non codificato. In questo caso, IncaMail non può garantire la protezione delle informazioni dall’accesso di terzi; questa protezione compete all’utente.
- Salvare come messaggio e-mail (.eml): il messaggio può essere salvato nel formato generale del mail client. Attenzione: questo non significa che il messaggio sarà spostato automaticamente nella posta in arrivo. Tuttavia può essere aperto come e-mail mediante vari mail client (ad es. Outlook o Thunderbird).
- Salvare come PDF: il messaggio può essere salvato localmente come file PDF.
Per salvare i file ricevuti tramite Large File Transfer, basta cliccare sui relativi link riportati nel messaggio. Ulteriori informazioni sul Large File Transfer sono disponibili al capitolo «Ricezione di file di grandi dimensioni (Large File Transfer)».
Ai destinatari di un Large File Transfer di IncaMail viene inviato un messaggio IncaMail come di consueto. Aprire il messaggio come indicato nel capitolo «Ricevere e aprire un messaggio». All’interno del messaggio si trovano i link da cui è possibile scaricare i file inviati con un semplice clic.
I link indicano il titolo, il formato e le dimensioni dei file e mostrano il tempo richiesto per il download. Si ricorda che i file restano a disposizione per il download per un massimo di sette giorni, prima di essere cancellati in modo irrevocabile.
Cliccando sul link si accede a una pagina di IncaMail separata. Il download del file si avvia automaticamente. Una volta effettuato il download, il file sarà disponibile sul vostro computer, generalmente salvato nella cartella «Download».
Per ogni messaggio IncaMail è possibile rispondere gratuitamente al mittente un’unica volta tramite interfaccia web. Per qualsiasi altro tipo di invio confidenziale o per aggiungere altri destinatari, la risposta è a pagamento.
Per ragioni di sicurezza gli inviti al ritiro per i messaggi IncaMail vengono sempre provvisti di firma elettronica. Si prega di verificare sempre la validità della firma e il mittente. Il mittente dell’e-mail deve essere sempre il seguente.
Mittente: swisspost@im.post.ch
Purtroppo alcuni mail client e web mailer segnalano la firma come non valida o sconosciuta, anche se il certificato è valido. In questi casi si consiglia una verifica manuale del relativo certificato.
Per scoprire come verificare la firma nei diversi client, consultare il seguente documento «Verificare la firma».
Il livello di affidabilità di ciascun mittente e destinatario viene rappresentato in IncaMail con un massimo di tre asterischi. Gli asterischi indicano il livello di accuratezza con cui avviene la verifica dell’identità.
| Asterischi | Livello di affidabilità | Possibili verifiche dell’identità |
|---|---|---|
| (nessuno) | sconosciuto | stato assente o nascosto |
| * | buono | registrazione, rilevamento dati verificato o simili |
| ** | ottimo | verifica dell’indirizzo postale, contratto o simili |
| *** | eccellente | identificazione personale, passaporto / carta d’identità, SwissID o simili |
Nelle impostazioni è possibile disattivare la visualizzazione del proprio livello di affidabilità. Gli utenti che disattivano il loro livello di affidabilità non ricevono informazioni sul livello di affidabilità dei loro corrispondenti.
Comunicazione elettronica con le autorità con IncaMail
Inviare raccomandate per e-mail
L’Ordinanza concernente la comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento approvata dalla Confederazione e l’Ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti amministrativi (di seguito: ordinanze eGovTarget not accessible) obbligano i tribunali e le autorità a recepire i dati in forma elettronica e a utilizzare a tale scopo una piattaforma d’invio sicura. Allo stesso modo, gli avvocati o i soggetti coinvolti nel procedimento possono richiedere l’invio elettronico delle decisioni. Alla fine del 2010 IncaMail è stata riconosciuta dalla Confederazione come piattaforma di recapito elettronica sicura. Il tipo d’invio previsto per la conformità alle ordinanze eGov su IncaMail è «Raccomandata». L’invio di raccomandate è consentito a tutti gli utenti IncaMail registrati e provvisti di un account Premium o di un contratto per clienti commerciali. Ulteriori informazioni sono disponibili alla rubrica «Raccomandata».
Gli account attivi per la ricezione di raccomandate e per la comunicazione eGov Svizzera devono essere inseriti da IncaMail nell’elenco degli utenti partecipanti, comune per tutte le piattaforme, gestito dalla Confederazione. Gli altri utenti IncaMail e gli utenti di altre piattaforme di trasmissione riconosciute possono cercare i destinatari in questo elenco.
Interoperabilità
Le raccomandate IncaMail possono essere scambiate con altre piattaforme compatibili e riconosciute dalla Confederazione. Pertanto, se un destinatario di una raccomandata è registrato su un’altra piattaforma, questa e-mail sarà trasmessa per il recapito all’altra piattaforma. Il mittente riceve come di consueto le ricevute di spedizione e ricezione IncaMail, provviste di firma digitale.
Nota
Un messaggio non crittografato può essere presente sulla piattaforma di trasmissione in forma non crittografata e dunque essere visionato dal fornitore di prestazioni o da un terzo incaricato, nonostante ciò sia vietato. Gli utenti che non intendono rischiare che i loro messaggi siano visionati devono rinunciare a utilizzare la piattaforma di trasmissione o crittografare in aggiunta i messaggi (per es. con una chiave per la creazione della firma pubblica del destinatario).
Fonte: Catalogo dei requisiti V2, punto 6.5. cpv. 2Target not accessible
Raccomandata elettronica con IncaMail
Ricevute di ricezione con firma digitale per una sicurezza ancora maggiore
Il tipo d’invio «Raccomandata» consente di trasmettere su IncaMail informazioni riservate, in modo dimostrabile e crittografato tramite il canale elettronico. In linea di massima chiunque può essere destinatario di una raccomandata IncaMail e ha sette giorni di tempo per aprire il messaggio ricevuto. Il mittente e il destinatario ottengono ricevute con firma digitale in formato PDF, che permettono di certificare la trasmissione. Il tipo d’invio «Raccomandata» può essere utilizzato in Svizzera per la trasmissione di messaggi nell’ambito dell’Ordinanza del DFGP sul riconoscimento di piattaforme per la trasmissione sicura in ambito procedurale (RS 272.11).
Concretamente significa che il tipo di invio «Raccomandata» può essere utilizzato per la trasmissione elettronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento (OCE-PCPE) e di procedimenti amministrativi (OCE-PA).
| N. | Fase |
|---|---|
| 1 | Il cliente invia un messaggio raccomandato dall’interfaccia web IncaMail, da un business software, da un mail client (ad es. Outlook). Nell’invio mediante interfaccia web può selezionare il destinatario dall’elenco per raccomandate. |
| 2 | Quando il messaggio arriva su IncaMail, viene inviata al mittente e al destinatario una ricevuta di spedizione e di ricezione mediante e-mail standard. |
| 3 | IncaMail verifica se il destinatario ha bloccato la ricezione di raccomandate. In caso contrario, il messaggio viene recapitato al destinatario. In presenta di tale blocco, il mittente viene informato di conseguenza e la spedizione viene interrotta. |
| 4 | Il destinatario riceve il messaggio crittografato e ha sette giorni di tempo per scegliere una delle seguenti opzioni: - Accettare il messaggio: apre il messaggio, conferma l’accettazione (cliccando su «Accetta») e può così leggere il messaggio - Rifiutare il messaggio: rifiuta attivamente il messaggio (cliccando su «Rifiuta messaggio») e così non può leggere il messaggio - Lasciar scadere il messaggio: lascia passare il termine di sette giorni senza alcuna azione, e così non potrà più aprire il messaggio |
| 5 | Appena il destinatario effettua un’azione del punto 4 oppure quando scade il termine per il messaggio, il mittente e il destinatario ricevono ancora una volta una ricevuta con il relativo stato del messaggio. |
Note
- I messaggi conformi alla comunicazione con le autorità svizzere, diretti a destinatari registrati su altre piattaforme riconosciute, vengono inoltrati alla piattaforma corrispondente per la trasmissione (nella fase 3)
- Grazie all’opzione «Auto-Accept», i clienti aziendali possono impostare l’accettazione automatica dei messaggi IncaMail
- Se un messaggio IncaMail non può essere recapitato (per es. perché respinto dal sistema del destinatario), il mittente e il destinatario vengono avvisati tramite e-mail standard e lo stato del messaggio viene modificato
Per la spedizione di messaggi raccomandati il mittente deve disporre dei seguenti requisiti minimi:
- account IncaMail registrato con verifica via e-mail
- account Premium o contratto per clienti commerciali
La spedizione di raccomandate IncaMail può avvenire tramite una delle varianti esistenti per il prodotto, verso uno o più destinatari. Chiunque sia dotato di un indirizzo e-mail valido può essere selezionato come destinatario di una raccomandata IncaMail.
I possessori di un account IncaMail hanno la possibilità di bloccare nelle impostazioni la ricezione di raccomandate IncaMail. La ricezione di messaggi raccomandati può avvenire tramite una delle varianti esistenti per il prodotto. Una volta accettati, i messaggi possono essere aperti dal destinatario anche dopo la scadenza.
Ogni cliente può decidere se desidera essere registrato e apparire nell’elenco per raccomandate IncaMail. «Apparire» significa che potrà essere cercato nell’elenco da altri clienti IncaMail. Per partecipare alla corrispondenza con le autorità svizzere, i relativi partecipanti devono essere registrati nell’elenco eGov Svizzera.
| Elenco | Descrizione |
|---|---|
| Elenco per raccomandate IncaMail | L’elenco è gestito da IncaMail e può essere visualizzato esclusivamente da utenti IncaMail. Tutti gli indirizzi e-mail possono essere utilizzati come destinatari di raccomandate IncaMail. Inoltre i clienti IncaMail hanno la possibilità di registrarsi nell’elenco per raccomandate IncaMail ed essere così reperibili per gli altri utenti. |
| Elenco eGov Svizzera | L’elenco è gestito dall’Ufficio federale di giustizia in Svizzera. Contiene tutti gli indirizzi e-mail delle persone che si sono registrare per la corrispondenza con le autorità svizzere ai sensi dell’OCE-PCPE. Per maggiori informazioni si rimanda all’elenco degli aderenti eGov. |
Le ricevute consentono al mittente e al destinatario di confermare le transazioni. Le ricevute vengono inviate a mittente e destinatario tramite e-mail standard sotto forma di file PDF firmati dalla Posta e contengono tutti i dati essenziali della transazione. Queste non vengono salvate su IncaMail; la loro conservazione compete al mittente e al destinatario.
Vengono emesse e inviate le seguenti ricevute:
| Ricevuta | Evento |
|---|---|
| Ricevuta di consegna | Il messaggio è arrivato su IncaMail. |
| Ricevuta di ritiro | Il destinatario ha accettato il messaggio. |
| Ricevuta di scadenza | Il termine per il ritiro è scaduto senza alcuna azione da parte del destinatario. |
| Ricevuta di rifiuto del messaggio | Il destinatario ha respinto l’invio |
In caso di trasmissione interoperativa tramite una diversa piattaforma di trasmissione riconosciuta ai sensi della corrispondenza con le autorità svizzere, la ricevuta può provenire anche dall’altra piattaforma.
L’efficacia giuridica dei messaggi IncaMail inviati e ricevuti mediante il tipo d’invio «Raccomandata» si rifà, nel singolo caso, alle norme di legge applicabili e alla prassi giudiziaria e amministrativa dell’ordinamento giuridico nazionale competente nel giudizio, ma anche a eventuali accordi privati esistenti. L’accurato chiarimento dell’efficacia giuridica e dell’ammissibilità di messaggi inviati per via elettronica nel singolo caso è esclusivamente compito del cliente.
Per la valutazione a livello giuridico relativamente alle raccomandate IncaMail è importante considerare quanto segue.
- Le ricevute in PDF contengono tutti i dati rilevanti e sono provviste di firma elettronica della Posta
- La Posta, in qualità di parte terza indipendente, può comprovare su richiesta in qualsiasi momento i dati della transazione mediante file di registro (tuttavia non il contenuto dell’invio)
- Gli invii effettuati nell’ambito dell’OCE-PCPE sono disciplinati da questa ordinanza
Segnaliamo che la cifratura end-to-end dei messaggi elettronici non è necessaria in base ai requisiti del Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP):
Occorre inoltre segnalare che una cifratura end-to-end dei messaggi elettronici non è necessaria. Un messaggio non cifrato può essere presente sulla piattaforma di trasmissione in forma non cifrata e dunque essere visionato dal fornitore di prestazioni o da un terzo incaricato, nonostante ciò sia vietato. Gli utenti che non intendono rischiare che i loro messaggi siano visionati devono rinunciare a utilizzare la piattaforma di trasmissione o cifrare ulteriormente i messaggi (p. es. con una chiave di creazione della firma pubblica del destinatario).
Add-in per Office 365/OWA e Outlook
Inviare messaggi IncaMail dal mail client
I messaggi IncaMail possono essere spediti e ricevuti direttamente da Outlook e Outlook Web Access (OWA/Office365), a condizione di avere un contratto per clienti commerciali con Mail Gateway Integration (MGI) e l'utilizzo di Exchange Server 2016, 2019 o Office 365.
- Per tutte le versioni Outlook da 2007 in poi, l’add-in COM è disponibile alla pagina per il download.
- Per Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook Web Access (OWA) con Office365 si consiglia il nuovo add-in per Outlook/OWA.
Installazione in Office 365
- Avviare Office 365 nel browser in uso.
- Aprire un messaggio a scelta (ricevuto o nuovo).
- Cliccare sul simbolo “…” nella parte superiore o inferiore del messaggio e selezionare «Scarica componenti aggiuntivi».
- Selezionare «Miei componenti aggiuntivi». Cliccando su «+ Aggiungi un componente aggiuntivo personalizzato» viene aggiunto un nuovo add-in. Nel sottomenu selezionare «Aggiungi da un URL».
- Inserire uno dei seguenti URL per l’add-in e confermare con «Avanti» e «Installa»:
add-in HTML con IncaMail Large File Transfer: https://addins.incamail.com/app/incapac/manifest-incamail.xml
add-in HTML senza IncaMail Large File Transfer: https://addins.incamail.com/app/incapac/manifest-incamail-cpr.xmlTarget not accessible
Installazione in OWA
- Avviare Outlook nel browser in uso.
- Aprire «Impostazioni / Gestisci componenti aggiuntivi».
- Usare il tasto + per aggiungere un nuovo add-in. Nel sottomenu selezionare «Aggiungi da un URL».
- Inserire uno dei seguenti URL per l’add-in e confermare con «Avanti» e «Installa»:
add-in HTML con IncaMail Large File Transfer: https://addins.incamail.com/app/incapac/manifest-incamail.xml
add-in HTML senza IncaMail Large File Transfer: https://addins.incamail.com/app/incapac/manifest-incamail-cpr.xmlTarget not accessible
Installazione in Outlook 2013/2016
- Avviare Outlook e cliccare sull’icona «Componenti aggiuntivi Office».
- Qui aprire il link «Gestisci componenti aggiuntivi personali». Si apre il browser. Effettuare il login con il proprio account Outlook e installare l’add-in come descritto sopra per «Office 365 / OWA».
Componendo una nuova e-mail è possibile avviare l’add-in IncaMail sotto (in OWA) o di fianco (in Outlook 2013/2016) all’icona «Componenti aggiuntivi». Si aprirà un menu a destra:
- A: Selezione del tipo di spedizione: Un messaggio IncaMail sicuro può essere inviato mediante uno dei seguenti tipi di invio «confidenziale», «personale» o «raccomandato».
- B: Indirizzi dei destinatari contrassegnati da lucchetto (solo OWA): Gli indirizzi e-mail dei destinatari sono contrassegnati con l’icona di un lucchetto per indicare che il messaggio è inviato in modo sicuro. Nota: gli indirizzi e-mail dei destinatari IncaMail hanno l’estensione «.incamail.ch» e possono essere visualizzati così anche nell’elenco degli indirizzi e-mail proposti. Selezionando questo indirizzo e-mail (anziché quello senza estensione), il destinatario riceve automaticamente un messaggio IncaMail, anche senza aprire l’add-in IncaMail.
- C: Prefisso nell’oggetto: Il tipo di invio viene segnalato nel messaggio con un prefisso nell’oggetto: <c>: messaggio IncaMail confidenziale. <p>: messaggio IncaMail personale. <r>: messaggio IncaMail raccomandato. Questo prefisso non va rimosso. Eliminandolo, infatti, il messaggio viene inviato come «confidenziale».
- D: IncaMail Large File Transfer: Il Large File Transfer di IncaMail consente di inviare per e-mail grandi quantità di dati in tutta sicurezza. Tramite drag and drop o cliccando sulla zona contrassegnata, è possibile trasferire in modo sicuro i file desiderati a IncaMail fino a 1 GB per messaggio. Nel messaggio vengono poi generati automaticamente i link per il download. Potete inviare come di consueto un messaggio tramite IncaMail per trasmettere al destinatario grandi quantità di dati in modo protetto. Per ulteriori informazioni consultare il capitolo «Informazioni per i mittenti – Invio di file di grandi dimensioni con Large File Transfer».
- E: Registro log: gli utenti registrati a IncaMail possono accedere direttamente al registro tramite il client di posta dove si possono bloccare a posteriori i messaggi inviati. Nel capitolo «Informazioni per i mittenti – Stato / registro» potete trovare ulteriori informazioni sul registro.
Comunicare in conformità al RGPD
Invio codificato di e-mail con IncaMail
Il regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) dell’UE ha introdotto nuove disposizioni in materia di gestione dei dati personali. IncaMail, il servizio di codifica delle e-mail della Posta, è un fattore di successo nella comunicazione elettronica conforme al RGPD.
- E-mail sicure in conformità con il RGPD
- Inviare messaggi IncaMail direttamente dal client di posta elettronica attuale
- Comunicare in piena sicurezza e in modo documentabile e codificato
Dal 25 maggio 2018 il nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) dell’UE è direttamente applicabile. Tale regolamento modifica le disposizioni in materia di protezione e sicurezza dei dati personali e può interessare, in aggiunta a tutte le aziende dell’area UE, anche numerose aziende di paesi extra UE che trattano questo tipo di dati. Intrattenete relazioni d’affari con aziende nell’UE? Offrite attivamente prodotti e servizi a clienti privati domiciliati nell’UE? Spedite e-mail a partner o fornitori nell’UE? Allora non potrete evitare di confrontarvi con il RGPD. Con IncaMail, il servizio per lo scambio sicuro di e-mail criptate, potrete comunicare in qualsiasi momento in piena sicurezza direttamente dal vostro client di posta elettronica (ad es. Outlook 2007–2016, Office 365).
Il RGPD ha modificato le disposizioni in materia di tutela e sicurezza dei dati personali dei cittadini dell’UE. Di seguito riportiamo alcune delle principali modifiche.
- Qualora vengano elaborati dati personali, è necessario un motivo giustificativo, che può essere, ad esempio, l’adempimento di un obbligo contrattuale.
- Per le aziende sussiste l’obbligo di notifica. Qualora vengano trattati dati personali, l’azienda è tenuta, tra le altre cose, a informare le persone interessate del motivo concreto per cui si utilizzano tali dati.
- Se possibile, le e-mail destinate all’area UE che contengono dati personali devono essere inviate in forma codificata.
- Obbligo di notifica: le aziende devono segnalare a un’autorità di vigilanza eventuali violazioni della protezione dei dati. Le persone interessate devono essere informate, qualora la violazione rappresenti presumibilmente un rischio elevato per i diritti e le libertà personali della persona interessata.
- La codifica delle e-mail può essere un vantaggio nel caso di obbligo di notifica. In determinate circostanze, infatti, la notifica alle persone interessate non è necessaria se i dati sono stati codificati.
Osservazione: le affermazioni sopra riportate non sostituiscono una consulenza legale.
Per dati personali si intendono tutte quelle informazioni che si riferiscono a una persona fisica identificata o identificabile e che pertanto consentono di risalire a tale persona o alla sua identità:
- cognome e data di nascita
- dati di contatto come indirizzo postale, indirizzo e-mail, numero di telefono
- caratteristiche fisiche, ad es. altezza, peso, colore dei capelli
- rapporti di parentela, amicizie o datore di lavoro
- coordinate bancarie
Il RGPD definisce inoltre i dati personali degni di particolare protezione. Il trattamento di questi dati è soggetto a severi requisiti, tra cui ad esempio:
- origini etniche
- opinioni politiche, religiose e filosofiche
- dati relativi alla salute
- dati riguardanti la vita sessuale
- dati biometrici per l’identificazione univoca di una persona
Qualora i dati trattati non contengano riferimenti personali, in linea di massima il trattamento non è soggetto alle disposizioni in materia di protezione dei dati.
Il RGPD può riguardare tutte le aziende all’interno e al di fuori dell’UE che elaborano dati personali di cittadini dell’UE.
Si consiglia di codificare le e-mail che contengono dati personali degni di particolare protezione, tra cui ad esempio opinioni politiche o informazioni sullo stato di salute. La codifica delle e-mail può ridurre notevolmente gli oneri delle aziende e addirittura tutelare la loro reputazione, poiché le violazioni della protezione dei dati devono essere segnalate a un’autorità di vigilanza. Le persone interessate devono essere informate qualora sussista un rischio elevato per i diritti e le libertà personali. Se i dati sono stati codificati, in alcune circostanze è possibile evitare l’onerosa procedura di notifica alla persona interessata.
L’add-in fornito da IncaMail consente di comunicare in qualsiasi momento in forma codificata e documentabile e garantisce e-mail sicure e conforme al RGPD direttamente dal vostro client di posta (ad es. Outlook 2007–2016, Office 365).
