IncaMail-Onlinehilfe
Die wichtigsten Hilfethemen zu IncaMail
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Diese Onlinehilfe bietet Unterstützung im Umgang mit IncaMail und gibt praxisrelevante Einblicke in die Funktionen des E-Mail-Verschlüsselungsdienstes der Schweizerischen Post.
Konto eröffnen und verwalten
Alles rund um Ihr IncaMail-Konto
Um IncaMail-Nachrichten zu versenden und zu empfangen, können Sie auf www.incamail.comTarget not accessible einmalig ein kostenloses IncaMail-Konto eröffnen. Klicken Sie dazu auf «Konto eröffnen» und füllen Sie die Angaben vollständig und korrekt aus. Während der Registrierung wird der Aktivierungscode an Ihre E-Mail-Adresse übermittelt. Bitte erfassen Sie diesen Aktivierungscode, um die Registrierung abzuschliessen. Sollten Sie den Code nicht erhalten haben (bitte auch Spam-Ordner überprüfen), klicken Sie auf «Neuen Code anfordern». Nur der neuste Aktivierungscode ist gültig.
Nach der Registrierung verfügen Sie über ein Basic-Konto mit folgenden Funktionen:
- IncaMail-Nachrichten versenden
- Verschlüsselte Nachrichten empfangen und öffnen
- Kontoeinstellungen verwalten
- Logbuch einsehen
Sollte Ihre E-Mail-Adresse ändern, können Sie dafür ein neues IncaMail-Konto eröffnen und dabei den regulären Registrierungsprozess durchlaufen.
Passwort wählen
Das Passwort muss nachfolgenden Ansprüchen genügen:
- Mindestens acht Zeichen
- Mindestens drei der folgenden Elemente: Gross- und Kleinbuchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen
- Darf nicht den eigenen Namen oder die eigene E-Mail-Adresse enthalten
Wir bitten Sie, Ihr Passwort gemäss diesen Vorgaben zu setzen und es auf keinen Fall an Dritte weiterzugeben.
Postadresse verifizieren
Wenn Sie Ihre Postadresse von IncaMail verifizieren lassen, wird dies Ihrem Empfänger angezeigt. Eine verifizierte Postadresse steigert das Vertrauen. Um Ihre Postadresse zu verifizieren, klicken Sie in den Einstellungen auf «Postadresse verifizieren» und erfassen Sie Ihre korrekte Postadresse. Sie erhalten nach wenigen Tagen einen Aktivierungscode brieflich an die angegebene Postadresse zugestellt. Um die Verifikation abzuschliessen, melden Sie sich im IncaMail-Konto an, klicken auf «Verifizieren» und erfassen den erhaltenen Aktivierungscode.
Sie können Ihre Postadresse jederzeit in Ihren Einstellungen ändern. Bei jeder Änderung wird erneut ein Aktivierungscode mittels Brief gesendet.
Registrierung mit SwissID
Besitzer einer SwissID können sich direkt mit dieser auf IncaMail registrieren. Klicken Sie dazu bei der Registrierung auf «Weitere Anmeldungen» und dann auf «SwissID». Folgen Sie den Anweisungen. Die Angaben Ihrer SwissID werden unverändert in IncaMail übernommen. Bei einer Registrierung mittels SwissID ist die E-Mail-Verifikation nicht notwendig und Sie können sofort über sämtliche Funktionen von IncaMail verfügen.
Registrierung mit Login des Kantons Genf bzw. des Kantons Zug
Besitzer eines Logins des Kantons Genf (AeL) oder des Kantons Zug können sich direkt mit diesem auf IncaMail registrieren. Klicken Sie dazu auf «Weitere Anmeldungen» und auf «Kanton-GenfLogin» bzw. «Kanton-Zug-Login» und folgen Sie den Anweisungen. Die Angaben vom Login des Kantons Genf bzw. des Kantons Zug werden unverändert in IncaMail übernommen. Bei einer Registrierung über das Login des Kantons Genf bzw. des Kantons Zug ist die E-Mail- und Adressverifikation nicht notwendig. Sie können sofort über sämtliche Funktionen von IncaMail verfügen.
Login über Post.ch (Kundelogin Post)
Besitzer eines Kundelogins der Post können sich direkt auf IncaMail registrieren. Klicken Sie dazu bei der Registrierung auf «Weitere Anmeldungen» und dann auf «Login über Post.ch». Folgen Sie den Anweisungen. Die Angaben Ihres Kundenlogins werden unverändert in IncaMail übernommen. Bei einer Registrierung mittels Kundenlogin Post ist die E-Mail-Verifikation nicht notwendig und Sie können sofort über sämtliche Funktionen von IncaMail verfügen.
Gehen Sie bitte wie folgt vor, um ein neues Passwort zu erhalten:
- Klicken Sie auf der IncaMail-Startseite auf «Passwort vergessen».
- Geben Sie die auf IncaMail registrierte E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie diese mit «Senden».
- Je nach gewählter Anmeldung erhalten Sie eine SMS mit einem Code oder Sie können Ihre Sicherheitsfrage beantworten.
- Sie erhalten eine SMS auf Ihr Mobiltelefon. Erfassen Sie den darin enthaltenen Code im entsprechenden Feld und klicken Sie auf «Weiter».
- Beantworten Sie Ihre Sicherheitsfrage und klicken Sie auf «Verifizieren». Bitte beachten Sie, dass die Antwort exakt der hinterlegten Antwort entsprechen muss (inkl. Gross- und Kleinschreibung).
- Setzen Sie danach ein neues Passwort und klicken Sie auf «Speichern».
Sie sind nun eingeloggt und haben erfolgreich ein neues Passwort gesetzt. Konnten Sie kein neues Passwort festlegen, starten Sie den Prozess erneut. Wenn dies wiederum nicht gelingt, melden Sie sich bei unserem Support.
Nach der Eröffnung Ihres IncaMail-Kontos besitzen Sie ein kostenloses Basic-Konto. Damit können Sie IncaMail-Nachrichten empfangen sowie pro Monat kostenlos 10 vertrauliche oder persönliche Nachrichten versenden. Mit einem Upgrade auf das Premium-Konto für CHF 99.00 bzw. EUR 99.00 pro Jahr können Sie bis zu 50 Nachrichten (alle Versandarten) pro Tag versenden. Zudem wird der virtuelle Briefkasten freigeschaltet. Für ein Premium-Konto klicken Sie auf «Premium kaufen» und folgen den Anweisungen. Auch die Laufzeit des Premium-Kontos kann hier verlängert werden.
Unter «Persönliche Informationen» können Sie Angaben zu Ihrer Person verwalten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Postadresse zu verifizieren. Haben Sie Ihre Postadresse noch nicht verifiziert, können Sie dies jederzeit nachholen. Klicken Sie dazu auf «Postadresse verifizieren». Auch Adressänderungen werden hier erfasst und lösen wie bei der erstmaligen Verifizierung einen brieflichen Aktivierungscode aus. Haben Sie sich mit einem anderen Login wie SwissID, Login des Kantons Genf (AeL) usw. registriert, können Sie ebenfalls Ihre Adresse verwalten. Die Angaben (Name, Vorname und allenfalls Firma) aus der SuisseID bzw. dem Login des Kantons Genf (AeL) können nicht verändert werden. In diesem Fall wird kein Brief mit Aktivierungscode ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie unter den Themen «Registrierung» und «Postadresse verifizieren».
In den Einstellungen können Sie Ihr Passwort ändern. Das Passwort muss nachfolgenden Anforderungen genügen:
- Mindestens acht Zeichen
- Mindestens drei der folgenden Elemente müssen enthalten sein: Gross- und Kleinbuchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen
- Darf nicht den eigenen Namen oder die eigene E-Mail-Adresse enthalten
Wir bitten Sie, Ihr Passwort gemäss diesen Vorgaben zu setzen und es auf keinen Fall an Dritte weiterzugeben.
Sie können zudem Ihre Angaben zur Passwortwiederherstellung verwalten. Diese werden benötigt, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben und ein neues setzen möchten. Sie können zwischen den Methoden «Sicherheitsfrage» und «Code via SMS» wählen. Erfassen Sie Ihre Präferenzen, achten Sie auf eine korrekte Schreibweise und halten Sie die Angaben aktuell.
IncaMail steht in den Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch, Niederländisch und Rumänisch zur Verfügung. Sie können die Sprache in den Einstellungen jederzeit ändern. Vertrauliche E-Mails werden jeweils in der von Ihnen gewählten Sprache angezeigt.
Newsletter
Sie können wählen, ob Sie den IncaMail-Newsletter erhalten möchten. Der Newsletter erscheint etwa vier Mal jährlich und umfasst News und weitere relevante Themen zu IncaMail.
Nachrichten
Sie können verschiedene Einstellungen für den Versand von IncaMail-Nachrichten vornehmen:
- Signatur konfigurieren: Legen Sie eine Autosignatur fest, die automatisch bei jeder E-Mail eingefügt wird.
- Mitteilung auf Nachrichtenumschlag: Legen Sie einen individuellen Text fest, der dem Empfänger in der E-Mail angezeigt wird, bevor er die Nachricht geöffnet hat. Dies können Hinweise zum Support oder andere Informationen sein. Vermeiden Sie an dieser Stelle vertrauliche oder persönliche Informationen.
Mit dem virtuellen Briefkasten steht Ihnen ein sicheres Kontaktformular zur Verfügung. Bieten Sie den Link zu Ihrem virtuellen Briefkasten Ihren Kunden und Partnern via Website oder Autosignatur in der E-Mail an. Personen, die über den Link verfügen, können Ihnen damit ohne Registrierung und Bezahlung vertrauliche E-Mails zukommen lassen. Auch Dateien bis zu 1GB können mit dem Kontaktformular sicher übermittelt werden. Die Dateien werden dabei verschlüsselt auf dem IncaMail-Server der Schweizerischen Post gespeichert und stehen während maximal sieben Tagen zum Download zur Verfügung. Anschliessend werden die Daten unwiderruflich gelöscht.
Der virtuelle Briefkasten steht Premium- oder Business-Kunden zur Verfügung. Die Kosten werden Business-Kunden gemäss Kundenvertrag verrechnet. Für Premium-Kunden ist die Nutzung im Preis inbegriffen. Der virtuelle Briefkasten lässt sich ein- und ausschalten. Standardmässig ist er ausgeschaltet.
Sie können ein individuelles Bild bzw. Logo und einen eigenen Text festlegen. Bild und Text werden oberhalb des virtuellen Briefkastens angezeigt. Bilder werden automatisch auf die maximale Grösse von 250 x 150 Pixel (B x H) skaliert. Je kleiner die Bildauflösung ist, desto schneller erfolgt die Anzeige. Sie können ebenfalls festlegen, ob der Absender vor dem Versand einen Spamschutz eingeben muss.
Sie können den Erhalt von eingeschriebenen IncaMail-Nachrichten blockieren. Klicken Sie dazu auf «Einschreiben konfigurieren» und folgen Sie den Anweisungen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier.
Sie können Ihr IncaMail-Konto selbst löschen. Klicken Sie dazu auf «Konto löschen». Bitte beachten Sie, dass Sie nach der Löschung erhaltene IncaMail-Nachrichten nicht mehr öffnen bzw. lesen können. Die Löschung eines IncaMail-Kontos ist unwiderruflich.
Informationen für Absender
Versand, Versandarten und Übermittlungsbestätigungen
IncaMail-Nachrichten schreiben
Um auf IncaMail eine Nachricht zu schreiben, klicken Sie auf «Schreiben».
Dateitypen und Grössenbeschränkungen bei Empfängern
Sie können Dateien in allen gängigen Formaten anhängen. Zum Schutz unserer Empfänger werden beim Versand via www.IncaMail.com keine Dateiformate mit ausführbarem Code (Programme, Makros, Skripte) zugelassen. IncaMail lässt Nachrichten mit Grössen bis 30 MB zu. Allerdings ist die Zustellung davon abhängig, welche maximale Grösse der Empfänger zulässt. Die Post empfiehlt deshalb insbesondere bei wichtigen oder fristgebundenen Sendungen – wie zum Beispiel im Rechtsverkehr (Sendungsart: Einschreiben) –, frühzeitig beim Empfänger die maximal zulässige Datenmenge pro E-Mail abzuklären. Zu berücksichtigen ist zudem, dass die sichere Transportverschlüsselung die ursprüngliche Nachrichtengrösse verdoppeln kann. Lässt sich eine IncaMail-Nachricht aufgrund einer Grössenbeschränkung beim Empfänger nicht zustellen, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
Mit dem Large File Transfer von IncaMail können Kunden mit Domänenanbindung (MGI) Dateien bis zu einer Grösse von 1 GB versenden. Dateien, die via Large File Transfer verschickt werden, befinden sich nicht direkt im Anhang der IncaMail-Nachricht und haben deshalb nur geringfügigen Einfluss auf deren Grösse. Weitere Informationen zum Large File Transfer finden Sie im Kapitel «Versand grosser Dateien (Large File Transfer)».
Wahl Versandart
Wählen Sie die gewünschte Versandart durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche. Mehr zu den verschiedenen Versandarten erfahren Sie in der nachfolgenden Rubrik «Versandarten».
Empfänger
Sie können mehrere Empfänger erfassen. Trennen Sie diese mittels «;» (Semikolon), gefolgt von einem Leerschlag (Blank). Beispiel: a@domain.ch; b@domain.ch Senden Klicken Sie auf «Senden», um die Nachricht abzuschicken. Da auf IncaMail keine Nachrichten gespeichert werden, existiert kein Postausgang.
Senden
Klicken Sie auf «Senden», um die Nachricht abzuschicken. Da auf IncaMail keine Nachrichten gespeichert werden, existiert kein Postausgang.
Kostenlose Kopie an mich
Möchten Sie eine Kopie für Ihre Ablage, aktivieren Sie die Option «Kostenlose Kopie an mich». Sie erhalten die gesendete E-Mail kostenlos und vertraulich an Ihre E-Mail-Adresse zugestellt. Sie können die Standardeinstellung für diese Option in den Einstellungen unter «Nachrichten» ändern.
Als Absender können Sie zwischen folgenden Versandarten auswählen:
Vertrauliche Nachricht
Die Nachricht wird verschlüsselt an die Empfänger übermittelt, wahlweise mit Übermittlungsbestätigung an Ihre E-Mail-Adresse. Der Empfänger muss sich zum Lesen der vertraulichen Nachricht mit einem Sicherheitscode per E-Mail verifizieren. Empfänger mit Geschäftskundenvertrag erhalten die Nachricht als normale E-Mail über eine verschlüsselte Verbindung und können diese ohne weitere Vorkehrungen lesen. Die Verifizierung der Postadresse ist für den Empfang einer vertraulichen E-Mail nicht notwendig.
Persönliche Nachricht
Die Nachricht wird verschlüsselt an die Empfänger übermittelt, wahlweise mit Übermittlungsbestätigung an Ihre E-Mail-Adresse. Der Empfänger muss sich zum Lesen der persönlichen E-Mail einmalig registrieren und mindestens seine E-Mail-Adresse mittels Aktivierungscode verifiziert haben. Ist der Empfänger noch nicht auf IncaMail registriert, wird er dazu aufgefordert, sobald er die persönliche E-Mail öffnen will. Die Verifizierung der Postadresse ist für den Empfang einer persönlichen E-Mail nicht notwendig.
Einschreiben
Bei der Versandart «Einschreiben» erhalten Absender und Empfänger digital signierte PDF-Quittungen für den Versand- und Empfangsnachweis. Die Nachrichten müssen innerhalb einer Frist von 7 Tagen vom Empfänger angenommen werden, andernfalls verfallen sie. Für die Berechnung der Abholfristen und Verfügbarkeiten zählt jeder Tag, somit auch Samstage, Sonntage und Feiertage. Die Versandart kann im Rahmen der Schweizer Behördenkommunikation eingesetzt werden und entspricht den jeweiligen GesetzgebungenTarget not accessible.
Mehr Informationen finden Sie im Kapitel «Einschreiben».
Für Kunden, die IncaMail in ihre Mailinfrastruktur integriert haben (Mailgateway Integration, MGI) bietet IncaMail die Möglichkeit, grosse Datenmengen via Large File Transfer zu versenden. Mithilfe des IncaMail-Add-ins können Datenmengen von bis zu 1 GB sicher via IncaMail versandt werden. Für die Nutzung des Large File Transfer fallen keine zusätzlichen Kosten an.
Via Drag-and-drop oder Klick in die entsprechende Zone laden Sie die gewünschten Dateien über eine gesicherte Verbindung auf den IncaMail-Server. Die Daten bleiben dabei ausschliesslich verschlüsselt auf dem IncaMail-Server der Schweizerischen Post gespeichert. Beachten Sie, dass die Dateien auf dem IncaMail-Server während maximal sieben Tagen zum Download zur Verfügung stehen und anschliessend unwiderruflich gelöscht werden. Nach erfolgreichem Upload werden direkt in der aktuellen Nachricht Links generiert, über die der Empfänger die Dateien herunterladen kann. Versenden Sie das E-Mail wie gewohnt geschützt via IncaMail an die gewünschten Empfänger. Da die Dateien nicht direkt dem E-Mail angehängt werden, wird die Grösse des E-Mails nur geringfügig beeinflusst.
Der Large File Transfer (LFT) von IncaMail kann auch im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens (VeÜ-VwV, SR 172.021.2), in Zivil- und Strafprozessen und in Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (VeÜ-ZSSV, SR 272.1) genutzt werden (siehe IncaMail für Behörden). IncaMail ist eine vom Bund anerkannte sichere Zustellplattform.
Übermittlungsbestätigung
Der Absender einer vertraulichen oder persönlichen Nachricht erhält standardmässig eine Übermittlungsbestätigung via E-Mail. Diese wird ausgestellt, sobald die E-Mail dem Empfängersystem übergeben werden konnte. Damit wird der Eingang der E-Mail im Postfach des Empfängers bestätigt, nicht aber, dass der Empfänger die E-Mail geöffnet hat. Sie können in den Einstellungen wählen, ob Sie die Übermittlungsbestätigungen erhalten möchten oder nicht.
Versand- und Empfangsquittung
Bei der Versandart «Einschreiben» erhalten Absender und Empfänger verschiedene Quittungen.
Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Einschreiben.
Im Logbuch können die Daten zu allen gesendeten und empfangenen Nachrichten eingesehen werden. Das Logbuch enthält keine Angaben zum Inhalt der jeweiligen E-Mails. Der jeweilige IncaMail-Status und seine Bedeutung in der Übersicht:
| IncaMail-Status | C/P | R | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| Angekommen auf IncaMail | Ja | Ja | Die IncaMail-Nachricht wurde von der Plattform angenommen, aber noch nicht ans System des Empfängers ausgeliefert. Bleibt der Status länger als zwei Stunden bestehen, wird der Absender durch die Plattform automatisch informiert. Für maximal 72 Stunden wird die Zustellung durch IncaMail weiterhin versucht. Ist die Zustellung auch nach 72 Stunden erfolglos, wird die Nachricht auf IncaMail gelöscht und der Absender via E-Mail informiert. Die Nachricht erhält nun den Status «Nicht zustellbar». |
| Verarbeitet | Nein | Ja | IncaMail hat die Nachricht verarbeitet und wartet auf die Annahme durch den Empfänger. |
| Zugestellt | Ja | Nein | Die IncaMail-Nachricht wurde vom System des Empfängers entgegengenommen. |
| Geöffnet | Ja | Nein | Der Empfänger hat die IncaMail-Nachricht geöffnet und über das Webinterface gelesen. (Status nicht möglich bei Empfängern mit Geschäftskundenvertrag «Service Integration» und der Zustellart «Vertraulich». Hier bleibt der Status auf «Zugestellt».). |
| Nicht zustellbar | Ja | Ja | Die IncaMail-Nachricht konnte aus unterschiedlichen Gründen nicht zugestellt werden. Gründe können sein: Postfach voll, Zielsystem nicht erreichbar, E-Mail-Adresse unbekannt. Der Absender erhält in diesem Fall eine Benachrichtigung von IncaMail. Siehe auch «Angekommen auf IncaMail». |
| Angenommen | Nein | Ja | Der Status «Angenommen» bedeutet, dass der Empfänger die eingeschriebene IncaMail-Nachricht akzeptiert hat. |
| Abgelehnt | Nein | Ja | Der Status «Abgelehnt» bedeutet, dass der Empfänger die eingeschriebene IncaMail-Nachricht abgelehnt hat. |
| Abgelaufen | Nein | Ja | Der Status «Abgelaufen» bedeutet, dass der Empfänger die eingeschriebene IncaMail-Nachricht während einer Frist von 7 Tagen weder akzeptiert noch abgelehnt hat. Die Nachricht kann nun vom Empfänger nicht mehr geöffnet werden. |
| Systemnachricht | Ja | Ja | Nach der Zustellung der Nachricht hat IncaMail vom empfangenden Mailsystem eine Nachricht über den Stand der Zustellung erhalten. Diese Nachricht wird dem Absender via E-Mail weitergeleitet und der Status der Nachricht auf «Systemnachricht» gesetzt. Um den Status der Nachricht zu bestimmen, beachten Sie bitte den Inhalt der weitergeleiteten Nachricht. |
Legende:
C = Vertraulich
P = Persönlich (Zustellung in jedem Fall als SAFE)
R = Einschreiben
Bei Geschäftskunden, die IncaMail in ihren Mail Client (z.B. Outlook) integriert haben, steht das Logbuch den Nutzern direkt im Outlook zur Verfügung. Das Logbuch ist durch eine Zweifaktorenidentifikation geschützt. Um direkt aus dem Mail Client auf das Logbuch zugreifen zu können, muss sich der Nutzer auf incamail.com registrieren. Aus dem Logbuch heraus können versendete Nachrichten gesperrt werden. Die Sperrung der Nachrichten ist für alle persönlichen und eingeschriebenen Nachrichten möglich. Vertrauliche Nachrichten können nur gesperrt werden, wenn der Empfänger die IncaMail-Nachrichten via incamail.com und nicht via den Mail Client empfängt. Durch die Sperrung hat der Empfänger keinen Zugriff mehr auf die Nachricht, auch wenn er sie bereits gelesen hat.
In folgenden Ländern können IncaMail-Nachrichten aus regulatorischen oder geschäftspolitischen Gründen nur empfangen werden:
- Angola
- Belarus
- Bolivien
- Côte d’Ivoire
- Demokratische Republik Kongo
- Eritrea
- Äthiopien
- Guinea
- Islamische Republik Iran
- Kenia
- Libanon
- Liberia
- Libyen
- Myanmar (Burma)
- Nepal
- Nigeria
- Republik Irak
- Simbabwe
- Somalia
- Sri Lanka
- Sudan
- Syrien
- Trinidad und Tobago
- Volksrepublik Korea (Nordkorea)
Informationen für Empfänger
Empfangen, öffnen und antworten
E-Mails von IncaMail erhalten Sie direkt ins Postfach Ihrer bestehenden E-Mail-Adresse. Löschen Sie die E-Mail nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie sie nicht mehr benötigen. Die Post kann Ihnen die Nachricht nicht wieder ausliefern, da keine Kopie gespeichert wird. Die vertrauliche und verschlüsselte Nachricht kann über den Button «Lesen» in der Nachricht geöffnet werden. Um die Nachricht korrekt anzuzeigen, ist eine Internetverbindung zwingend notwendig.
Hinweis:
Es ist möglich, dass die Nachricht keinen «Lesen»-Button enthält. In diesem Fall können Sie die IncaMail-Nachricht einfach durch einen Klick auf den IncaMail.html Anhang öffnen. Falls sich der HTML-Anhang nicht direkt im E-Mail-Programm öffnen lässt: Anhang auf Desktop speichern und dann diese gespeicherte Version des Anhangs im Browser öffnen.
Detaillierte Anleitungen zum Öffnen von IncaMail-Nachrichten mit verschiedenen Geräten finden Sie hier:
Vertrauliche IncaMail-Nachricht
Empfänger ohne IncaMail-Konto erhalten nach dem Klick auf den Button «Lesen» einen Schlüssellink via E-Mail zugestellt, um die Nachricht lesen zu können. Empfänger mit einem IncaMail-Konto öffnen die Nachricht mit ihrem persönlichen IncaMail-Passwort.
Persönliche IncaMail-Nachricht
Bei einer persönlichen Nachricht werden Sie nach dem Klick auf den Button «Lesen» dazu aufgefordert, sich bei IncaMail einzuloggen. Nach dem Login wird Ihnen die E-Mail im Browser angezeigt. Sind Sie bei IncaMail noch nicht registriert, müssen Sie sich zuerst einmalig registrieren.
IncaMail-Einschreiben
Jede gültige E-Mail-Adresse kann eingeschriebene Nachrichten empfangen. Der Ablauf beim Empfang einer Einschreiben-Nachricht unterscheidet sich wie folgt vom Ablauf bei anderen Nachrichten.
Abholfrist:
Die Frist zur Abholung ist auf 7 Tage beschränkt. Nach dieser Frist kann die Nachricht nicht mehr geöffnet werden. Haben Sie die Nachricht während dieser Frist einmal geöffnet, kann sie immer wieder angezeigt werden.
Annehmen:
Beim erstmaligen Klick auf den Button «Lesen» können Sie nach dem Anmelden entscheiden, ob Sie die Einschreiben-Nachricht annehmen möchten oder nicht. Klicken Sie dazu auf die entsprechende Schaltfläche. Ihre Entscheidung wird dem Absender in Form einer Quittung mitgeteilt. Die Entscheidung kann innerhalb der Abholfrist auch auf später verschoben werden. Einmal angenommen, kann der Anhang ohne diese Entscheidung geöffnet werden.
Quittungen:
Sender und Empfänger erhalten bei der Einschreiben-Nachricht eine Abgabe- und Empfangsquittung in Form eines signierten PDFs.
Wie bei IncaMail stehen die Sicherheit und der Schutz der Privatsphäre der Nutzerinnen und Nutzer beim Schweizer Messengerdienst Threema im Zentrum. Deshalb können IncaMail-Nachrichten, die von einem Absender mit Geschäftskundenvertrag verschickt werden, direkt in der Threema-App bzw. im Threema-Web-Client und Threema Work empfangen und geöffnet werden.
So funktioniert’s:
- Melden Sie sich in Ihrem IncaMail-Konto auf incamail.com an.
- Wählen Sie «Einstellungen» und scrollen Sie runter bis zum Register «Threema Einstellungen».
- Geben Sie hier Ihre achtstellige Threema-ID ein und bestätigen Sie mit «Threema ID hinzufügen».
- Sie erhalten nun eine Threema-Nachricht mit einem Aktivierungslink.
- Klicken Sie auf den Link und melden Sie sich auf incamail.com an, um die Aktivierung abzuschliessen.
Ihre empfangenen IncaMail-Nachrichten sehen Sie sowohl im Posteingang auf incamail.com als auch auf Threema. Dies funktioniert für Threema und Threema Work.
Wichtig: Sie können nur IncaMail-Nachrichten auf Threema empfangen, die von einem Absender mit Geschäftskundenvertrag verschickt werden. Das Antworten auf eine IncaMail-Nachricht und das Neuverfassen einer IncaMail-Nachricht funktionieren nicht direkt auf Threema. Dafür können Sie wie üblich Ihr IncaMail-Konto auf incamail.com. verwenden.
Als Empfänger wird Ihnen die IncaMail-Nachricht im Browser angezeigt. Unter «Speichern» haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Als normale E-Mail weiterleiten: Die Nachricht wird normal und unverschlüsselt an Sie weitergeleitet. Der Schutz der Informationen vor dem Zugriff Dritter kann dabei von IncaMail nicht gewährleistet werden und liegt in Ihrer Verantwortung.
- Als E-Mail-Nachricht (.eml) speichern: Die Nachricht kann im allgemeinen Mail-Client-Format gespeichert werden. Bitte beachten Sie, dass die Nachricht dabei nicht automatisch in den Posteingang verschoben wird. Sie kann jedoch als E-Mail mit verschiedenen Mail Clients (z.B. Outlook oder Thunderbird) geöffnet werden.
- Als PDF speichern: Die Nachricht kann lokal als PDF gespeichert werden.
Zum Speichern von Dateien, die Sie via Large File Transfer erhalten, reicht ein Klick auf die entsprechenden Links innerhalb der Nachricht aus. Weitere Informationen zum Large File Transfer finden Sie im Kapitel «Empfang grosser Dateien (Large File Transfer)».
Als Empfänger eines Large File Transfer von IncaMail erhalten Sie wie gewohnt eine IncaMail-Nachricht. Öffnen Sie diese wie im Abschnitt «Nachrichten empfangen und öffnen» beschrieben. Innerhalb der Nachricht befinden sich Links, mit denen Sie die gesendeten Dateien einfach mit einem Klick herunterladen können.
Die Links geben Titel, Format und Grösse der Dateien an und zeigen, wie lange die Dateien zum Download verfügbar sind. Beachten Sie, dass die Daten für maximal sieben Tage zum Download bereitstehen und anschliessend unwiderruflich gelöscht werden.
Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie auf eine separate IncaMail-Webseite. Der Download der Datei startet automatisch. Nach erfolgreichem Download befindet sich die Datei auf Ihrem Computer und ist im Normalfall unter «Downloads» zu finden.
Auf jede IncaMail-Nachricht können Sie via Webinterface einmalig und kostenlos antworten. Möchten Sie für die Antwort eine andere Versandart als vertraulich wählen oder weitere Empfänger hinzufügen, ist die Antwort kostenpflichtig.
Abholeinladungen für IncaMail-Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen immer mit einer Signatur versehen. Bitte überprüfen Sie jeweils die Gültigkeit der Signatur und den Absender. Der Absender der E-Mail sollte immer wie folgt lauten:
Absender: swisspost@im.post.ch
Leider weisen einige Mail Clients und Web Mailer die Signatur als ungültig oder unbekannt aus, obwohl das Zertifikat gültig ist. In diesen Fällen empfiehlt sich eine manuelle Prüfung des jeweiligen Zertifikates.
Wie Sie die Signatur in den verschiedenen Mail Clients prüfen, erfahren Sie im nachfolgenden Dokument «Signatur prüfen» (PDF, 279.6 KB)[Media | Not Accessible].
Die Vertrauensstufe jedes Absenders und Empfängers wird bei IncaMail mit bis zu drei Sternen dargestellt. Die Sterne zeigen, wie ausführlich die Identität geprüft wurde.
| Sterne | Vertrauensstufe | Mögliche Identitätsprüfungen |
|---|---|---|
| (Keiner) | Unbekannt | Keine oder Status verborgen |
| * | Gut | Registrierung, geprüfte Datenübernahme oder ähnlich |
| ** | Sehr gut | Postadressenverifikation, Vertrag oder ähnlich |
| *** | Ausgezeichnet | Persönliche Identifizierung, Pass/ID, SwissID oder ähnlich |
In den Einstellungen kann die Anzeige der eigenen Vertrauensstufe optional unterdrückt werden. Benutzer mit unterdrückter Vertrauensstufe erhalten keine Information über die Vertrauensstufe ihrer Kommunikationspartner.
Elektronische Behördenkommunikation mit IncaMail
Einschreiben per E-Mail versenden
Die vom Bund verabschiedete Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren und die Verordnung für die elektronische Übermittlung im Rahmen von Verwaltungsverfahren (nachfolgend: eGov-VerordnungenTarget not accessible) verpflichtet Gerichte und Behörden, Eingaben elektronisch entgegenzunehmen und dazu eine sichere Zustellplattform einzusetzen. Ebenfalls können z.B. Anwälte oder Verfahrensbeteiligte melden, dass sie Entscheide elektronisch zugestellt haben möchten. IncaMail ist Ende 2010 vom Bund als sichere Zustellplattform anerkannt worden. Die zur Erfüllung der eGov-Verordnungen auf IncaMail vorgesehene Versandart ist «Einschreiben». Der Versand von Einschreiben ist für alle registrierten IncaMail-Benutzer möglich, die über ein Premium-Konto oder einen Geschäftskundenvertrag verfügen.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Rubrik Einschreiben.
Konten, die für den Empfang von Einschreiben und die eGov-Kommunikation Schweiz aktiviert sind, müssen von IncaMail ins plattformübergreifende Teilnehmerverzeichnis des Bundes aufgenommen werden. Andere IncaMail-Nutzer sowie Nutzer anderer anerkannter Zustellplattformen können in diesem Verzeichnis Empfänger suchen.
Interoperabilität
Eingeschriebene IncaMail-Nachrichten werden mit anderen vom Bund anerkannten Plattformen interoperabel ausgetauscht. Sollte also ein Empfänger eines Einschreibens auf einer anderen Plattform registriert sein, wird die Nachricht zur Zustellung an die andere Plattform übergeben. Sie erhalten als Absender wie gewohnt die digital signierten Versand- und Empfangsquittungen von IncaMail.
Hinweis
Eine unverschlüsselte Nachricht kann auf der Zustellplattform unverschlüsselt vorliegen und damit von der Dienstanbieterin oder von durch sie beauftragten Dritten eingesehen werden, selbst wenn dies untersagt ist. Benutzerinnen und Benutzer, die das Risiko einer Einsichtnahme nicht in Kauf nehmen können, müssen auf die Benutzung der Zustellplattform verzichten oder die Nachricht zusätzlich verschlüsseln (z.B. mit dem öffentlichen Signaturschlüssel der Empfängerin oder des Empfängers).
Aus Kriterienkatalog V2, Ziff 6.5. Absatz 2Target not accessible
Elektronisches Einschreiben mit IncaMail
Digital signierte Empfangsquittungen für noch mehr Sicherheit
Mit der Versandart «Einschreiben» können auf IncaMail vertrauliche Informationen nachweisbar und verschlüsselt übermittelt werden. Grundsätzlich kommt jeder als Empfänger von IncaMail-Einschreiben in Frage und kann die erhaltenen Nachrichten innerhalb einer Frist von 7 Tagen öffnen. Absender und Empfänger erhalten digital signierte Quittungen im PDF-Format, mit denen sie die Transaktion nachweisen können. Die Versandart «Einschreiben» kann in der Schweiz für die Übermittlung von Nachrichten im Rahmen der Verordnung des EJPD über die Anerkennung von Plattformen für die sichere Zustellung im Rahmen von rechtlichen Verfahren (SR272.11) verwendet werden.
Dies bedeutet konkret, dass die Versandart «Einschreiben» für die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (VeÜ-ZSSV) und von Verwaltungsverfahren (VeÜ-VwV) eingesetzt werden kann.
| Nr. | Schritt |
|---|---|
| 1 | Der IncaMail-Nutzer sendet eine eingeschriebene Nachricht aus dem IncaMail-Webinterface, aus einer Business Software oder aus einem Mail Client (z.B. Outlook). Beim Versand mittels Webinterface kann er dabei den/die Empfänger im Einschreiben-Verzeichnis auswählen. |
| 2 | Sobald die Nachricht auf IncaMail angekommen ist, erhalten Absender und Empfänger eine Versand- bzw. Empfangsquittung mittels normaler E-Mail. |
| 3 | IncaMail prüft, ob der Empfänger den Empfang von Einschreiben blockiert hat. Wenn nicht, wird die Nachricht dem Empfänger zugestellt. Andernfalls wird der Versand abgebrochen und der Absender entsprechend informiert. |
| 4 | Der Empfänger erhält die Nachricht verschlüsselt und hat innerhalb einer Frist von 7 Tagen folgende Möglichkeiten: - Nachricht annehmen: Er öffnet die Nachricht, bestätigt die Annahme (Klick auf «Annehmen») und kann somit die Nachricht lesen. - Annahme verweigern: Er verweigert die Annahme der Nachricht aktiv (Klick auf «Annahme verweigern») und kann somit die Nachricht nicht lesen. - Verfallen lassen: Er lässt die Frist von 7 Tagen verstreichen und kann somit die Nachricht nicht mehr öffnen. |
| 5 | Sobald der Empfänger eine Aktion gemäss Schritt 4 durchgeführt hat oder die Frist für die Nachricht abgelaufen ist, erhalten Absender und Empfänger erneut eine Quittung mit dem entsprechenden Nachrichten-Status. |
Bemerkungen:
- Nachrichten gemäss Schweizer Behördenkommunikation, die an registrierte Empfänger auf anderen anerkannten Zustellplattformen gehen, werden der entsprechenden Plattform zur Zustellung übergeben (in Schritt 3).
- Geschäftskunden können dank der Option «Auto-Accept» IncaMail-Nachrichten automatisch annehmen lassen.
- Ist eine IncaMail-Nachricht nicht zustellbar (z.B., weil sie vom Empfängersystem abgelehnt wurde), werden Absender und Empfänger mittels normaler E-Mail darüber informiert und der Status der Nachricht wird geändert.
Für den Versand von eingeschriebenen IncaMail-Nachrichten müssen Absender folgende Mindestanforderungen erfüllen:
- Registriertes IncaMail-Konto mit E-Mail-Verifikation
- Premium-Konto oder Geschäftskundenvertrag
Der Versand von eingeschriebenen IncaMail-Nachrichten kann über alle bestehenden Produktvarianten und an einen oder mehrere Empfänger erfolgen. Jede gültige E-Mail-Adresse kann als Empfänger einer eingeschriebenen IncaMail-Nachricht ausgewählt werden.
Besitzer eines IncaMail-Kontos haben die Möglichkeit, in den Einstellungen den Erhalt von eingeschriebenen IncaMail-Nachrichten zu blockieren. Der Empfang von eingeschriebenen Nachrichten kann über alle bestehenden Produktvarianten erfolgen. Einmal angenommene Nachrichten können auch nach Ablauf der Frist vom Empfänger geöffnet werden.
Jeder Kunde kann entscheiden, ob er im Verzeichnis für IncaMail-Einschreiben registriert und auffindbar sein möchte. «Auffindbar sein» bedeutet, dass er im Verzeichnis von anderen IncaMail-Kunden gesucht werden kann. Um am Schweizer Behördenverkehr teilzunehmen, müssen die jeweiligen Teilnehmenden im eGov-Schweiz-Verzeichnis eingetragen sein.
| Verzeichnis | Beschreibung |
|---|---|
| IncaMail Einschreiben- Verzeichnis | Das Verzeichnis wird von IncaMail betrieben und kann nur von IncaMail-Nutzern eingesehen werden. Alle E-Mail-Adressen können als Empfänger für IncaMail-Einschreiben fungieren. Zusätzlich haben IncaMail-Kunden die Möglichkeit, sich im Einschreiben-Verzeichnis von IncaMail zu registrieren und damit für andere Nutzer suchbar zu sein. |
| eGov Verzeichnis Schweiz | Das Verzeichnis wird vom Bundesamt für Justiz in der Schweiz betrieben. Es beinhaltet die E-Mail-Adressen aller Personen, die sich für den Schweizerischen Behördenverkehr gemäss VeÜ-ZSSV angemeldet haben. Für weitere Informationen siehe eGov-Teilnehmerverzeichnis. |
Mit den Quittungen können Absender und Empfänger Transaktionen bestätigen. Die Quittungen werden als von der Schweizerischen Post signierte PDF-Datei mittels normaler E-Mail an die Absender und Empfänger gesendet. Die Quittungen enthalten alle wesentlichen Bestandteile der Transaktion. Sie werden auf IncaMail nicht gespeichert, die Aufbewahrung ist die Sache der Absender und Empfänger.
Folgende Quittungen werden erstellt und versendet:
| Quittung | Ereignis |
|---|---|
| Abgabequittung | Die Nachricht ist auf IncaMail angekommen. |
| Abholquittung | Der Empfänger hat die Nachricht angenommen. |
| Verfallquittung | Die Annahmefrist ist ohne Aktivität des Empfängers abgelaufen. |
| Annahmeverweigerungsquittung | Der Empfänger hat die Annahme verweigert. |
Im Falle einer interoperablen Übermittlung durch eine andere anerkannte Zustellplattform gemäss Schweizer Behördenverkehr kann die Quittung auch von der anderen Zustellplattform stammen.
Die Rechtswirkungen der mit der Versandart «Einschreiben» gesendeten und empfangenen IncaMail-Nachrichten richten sich im Einzelfall nach den anwendbaren Gesetzesvorschriften und der Gerichts- und Behördenpraxis der für die Beurteilung zuständigen nationalen Rechtsordnung sowie nach allenfalls bestehenden privaten Vereinbarungen. Die sorgfältige Abklärung der Rechtswirkung und Zulässigkeit elektronisch übermittelter Nachrichten ist im Einzelfall ausschliesslich Sache des Kunden.
Für eine rechtliche Beurteilung sind bezüglich IncaMail-Einschreiben folgende Tatsachen wichtig:
- Die PDF-Quittungen enthalten alle relevanten Daten und sind von der Schweizerischen Post elektronisch signiert.
- Die Schweizerische Post kann als unabhängige Dritte jederzeit auf Anfrage die Transaktionsdaten mittels Logdateien beweisen (nicht aber den jeweiligen Sendungsinhalt).
- Übermittlungen, die im Rahmen von VeÜ-ZSSV stattfinden, richten sich nach dieser Verordnung.
Gemäss den Anforderungen des Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartements (EJPD) weisen wir darauf hin, dass eine End-zu-End Verschlüsselung von elektronischen Nachrichten nicht erforderlich ist:
Eine unverschlüsselte Nachricht kann auf der Zustellplattform unverschlüsselt vorliegen und damit von der Dienstanbieterin oder von durch sie beauftragten Dritten eingesehen werden, selbst wenn dies untersagt ist. Benutzerinnen und Benutzer, die das Risiko einer Einsichtnahme nicht in Kauf nehmen können, müssen auf die Benutzung der Zustellplattform verzichten oder die Nachricht zusätzlich verschlüsseln (z.B. mit dem öffentlichen Signaturschlüssel der Empfängerin oder des Empfängers).
Add-ins für Office 365/OWA und Outlook
IncaMail-Nachrichten aus dem Mail Client senden
IncaMail-Nachrichten können komfortabel direkt aus Outlook sowie Outlook Web Access (OWA/Office365) versendet und empfangen werden. Voraussetzung dafür ist ein Geschäftskundenvertrag mit Mail Gateway Integration (MGI) und die Verwendung von Exchange Server 2016, 2019 oder Office 365.
- Für alle Outlook-Versionen ab 2007 steht das COM-Add-in auf der Downloadseite zur Verfügung.
- Für Outlook 2013, Outlook 2016 sowie Outlook Web Access (OWA) mit Office 365 empfehlen wir das neue Add-in für Outlook/OWA.
Installation in Office365
- Starten Sie Office365 in Ihrem Browser.
- Öffnen Sie eine beliebige Nachricht (erhalten oder neu).
- Klicken Sie das “…” Symbol am oberen bzw. unteren Rand der Nachricht und wählen Sie «Add-Ins erhalten».
- Wählen Sie «Meine Add-Ins». Mit einem Klick auf «+ Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen» wird ein neues Add-in hinzugefügt. Wählen Sie im Untermenü «Von einer URL hinzufügen.
- Geben Sie für das Add-in eine der folgenden URLs ein und bestätigen Sie mit «Weiter» und «Installieren»:
HTML Add-in mit IncaMail Large File Transfer: https://addins.incamail.com/app/incapac/manifest-incamail.xml
HTML Add-in ohne IncaMail Large File Transfer: https://addins.incamail.com/app/incapac/manifest-incamail-cpr.xmlTarget not accessible
Installation in OWA
- Starten Sie Outlook in Ihrem Browser.
- Öffnen Sie «Einstellungen / Add-ins verwalten».
- Mit dem +-Symbol wird ein neues Add-in hinzugefügt. Wählen Sie im Untermenü «Von einer URL hinzufügen».
- Geben Sie für das Add-in eine der folgenden URLs ein und bestätigen Sie mit «Weiter» und «Installieren»:
HTML Add-in mit IncaMail Large File Transfer: https://addins.incamail.com/app/incapac/manifest-incamail.xml
HTML Add-in ohne IncaMail Large File Transfer: https://addins.incamail.com/app/incapac/manifest-incamail-cpr.xmlTarget not accessible
Installation in Outlook 2013/2016
- Starten Sie Outlook und klicken Sie auf das Symbol «Office Add-ins».
- Öffnen Sie dort den Link «Meine Add-ins verwalten». Der Browser wird geöffnet. Melden Sie sich mit Ihrem Outlook-Konto an und installieren Sie das Add-in wie oben für «Office 365 / OWA» beschrieben.
Beim Schreiben einer neuen E-Mail können Sie unter (bei OWA) oder neben (bei Outlook 2013/2016) dem Symbol «Add-ins» das Add-in für IncaMail starten. Es öffnet sich ein Menübereich auf der rechten Seite:
- A: Auswahl der Versandart: Sie können die IncaMail-Nachricht mittels einer der drei Versandarten «vertraulich», «persönlich» oder «eingeschrieben» versenden.
- B: Markierung der Empfängeradressen (nur OWA): Die E-Mail-Adressen der Empfänger werden mit einem Schloss-Symbol markiert, um Ihnen anzuzeigen, dass sie die Nachricht gesichert erhalten. Hinweis: IncaMail-Empfängeradressen erhalten «.incamail.ch» als Erweiterung der E-Mail-Adresse. Sie können so auch in der Vorschlagsliste für E-Mail-Adressen angezeigt werden. Wird diese Adresse (statt derjenigen ohne Erweiterung) für ein E-Mail ausgewählt, so erhält der Empfänger automatisch eine IncaMail-Nachricht, auch wenn das Add-in für IncaMail nicht geöffnet ist.
- C: Präfix im Betreff: Die Versandart wird in der Nachricht mit einem Präfix im Betreff markiert: <c>: vertrauliche IncaMail-Nachricht <p>: persönliche IncaMail-Nachricht <r>: eingeschriebene IncaMail-Nachricht. Dieses Präfix sollte nicht entfernt werden. Geschieht dies dennoch, wird die Nachricht als «vertraulich» übertragen.
- D: IncaMail Large File Transfer: Mithilfe des Large File Transfer von IncaMail versenden Sie grosse Datenmengen gesichert via E-Mail. Per Drag-and-drop oder Klick auf die markierte Zone können Sie die gewünschten Dateien bis zu 1 GB pro Nachricht gesichert an IncaMail übermitteln. Anschliessend werden in der aktuellen Nachricht automatisch Links für den Download generiert. Versenden Sie die Nachricht wie gewohnt via IncaMail, um dem Empfänger grosse Datenmengen geschützt zu übermitteln. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel «Information für Absender – Versand grosser Dateien mit dem Large File Transfer».
- E: Logbuch: Registrierte IncaMail-Nutzer können direkt aus dem Mail Client auf das Logbuch zugreifen und dort beispielsweise versendete Nachrichten nachträglich sperren. Im Kapitel «Information für Absender – Status/Logbuch» finden Sie weitere Infos zum Logbuch.
DSGVO-konform kommunizieren
Verschlüsselter E-Mail-Versand mit IncaMail
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU bringt neue Bestimmungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten. IncaMail, der E-Mailverschlüsselungsdienst der Schweizerischen Post, ist ein Erfolgsfaktor in der DSGVO-konformen E-Mail-Kommunikation.
- DSGVO-konforme E-Mail-Sicherheit
- direkt aus dem bestehenden Mail-Client IncaMail-Nachrichten versenden
- sicher, nachweisbar und verschlüsselt kommunizieren
Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU ist seit dem 25. Mai 2018 direkt anwendbar. Sie ändert die Bestimmungen zum Schutz und zur Sicherheit personenbezogener Daten und kann alle Unternehmen im EU-Raum sowie zahlreiche Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern betreffen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Sie pflegen Geschäftsbeziehungen mit Firmen in der EU? Bieten Privatkunden mit Wohnsitz in der EU aktiv Produkte und Dienstleistungen an? Versenden E-Mails an Partner oder Lieferanten in der EU? Dann ist eine Auseinandersetzung mit der DSGVO unabdingbar. Mit IncaMail, der Dienstleistung für den sicheren verschlüsselten E-Mail-Verkehr, kommunizieren Sie jederzeit sicher direkt aus Ihrem bestehenden Mail-Client (z.B. Outlook 2007–2016, Office 365).
Die DSGVO ändert die Bestimmungen zum Schutz und zur Sicherheit personenbezogener Daten von EU-Bürgern. Dies sind einige der wichtigsten Änderungen:
- Sollen personenbezogene Daten verarbeitet werden, braucht es einen so genannten Rechtfertigungsgrund. Dies kann zum Beispiel die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung sein.
- Für Unternehmen besteht eine Informationspflicht. Sollen persönliche Daten verarbeitet werden, muss ein Unternehmen die betroffenen Personen unter anderem darüber informieren, wozu es die Daten konkret verwendet.
- E-Mails in den EU-Raum sind nach Möglichkeit verschlüsselt zu versenden, sofern sie personenbezogene Daten enthalten.
- Meldepflicht: Unternehmen müssen Datenschutzverletzungen einer Aufsichtsbehörde melden. Die betroffenen Personen müssen informiert werden, wenn die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der betroffenen Person darstellt.
- Die Verschlüsselung von E-Mails kann einen Vorteil bei der Meldepflicht bringen: Die Benachrichtigung der betroffenen Personen ist unter Umständen nicht notwendig, wenn die Daten verschlüsselt waren.
Bemerkung: Die oben genannten Ausführungen ersetzen keine Rechtsberatung.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen und dadurch Rückschlüsse auf diese Person oder ihre Persönlichkeit erlauben, zum Beispiel:
- Name und Geburtsdatum
- Kontaktdaten wie Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
- Körperliche Merkmale, z.B. Grösse, Gewicht, Haarfarbe
- Beziehungen wie Verwandtschaft, Freundschaften oder der Arbeitgeber
- Bankverbindungen
Zusätzlich definiert die DSGVO besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Die Verarbeitung dieser Daten unterliegt strengen Voraussetzungen. Darunter fallen zum Beispiel:
- ethnische Herkunft
- politische, religiöse und weltanschauliche Meinungen
- Gesundheitsdaten
- Daten zum Sexualleben
- biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person
Besteht kein Personenbezug der verarbeiteten Daten, fällt die Verarbeitung grundsätzlich nicht unter die datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Die DSGVO kann alle Unternehmen in und ausserhalb der EU betreffen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.
Es ist empfehlenswert, E-Mails zu verschlüsseln, wenn sie besonders schützenswerte personenbezogene Daten enthalten, darunter fallen zum Beispiel politische Ansichten oder Angaben zum Gesundheitszustand. Die Verschlüsselung von E-Mails kann Unternehmen viel Aufwand ersparen und sogar ihren guten Ruf schützen, denn Datenschutzverletzungen müssen einer Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Die betroffenen Personen müssen ebenfalls informiert werden, wenn ein hohes Risiko für ihre persönlichen Rechte und Freiheiten besteht. Die aufwändige Benachrichtigung der Betroffenen kann unter Umständen entfallen, wenn die Daten verschlüsselt waren.
Mittels den von IncaMail zur Verfügung gestellten Add-ins kommunizieren Sie jederzeit verschlüsselt, nachweisbar und verfügen über DSGVO-konforme E-Mail Sicherheit direkt aus Ihrem bestehenden Mail-Client (z.B. Outlook 2007–2016, Office 365).
