Papier ist nicht mehr gefragt
Der Kanton Luzern setzt auf moderne HR-Prozesse
Ausgangslage und Herausforderung
Die Dienststelle Personal des Kantons Luzern ist zentral organisiert und kümmert sich um die Anliegen verschiedenster Mitarbeiter – darunter 6‘000 Verwaltungsangestellte und 6‘000 Volksschullehrpersonen. In jüngster Vergangenheit prüfte der Kanton Luzern HR-Prozesse, wie etwa den Lohnabrechnungsversand, auf eine mögliche Digitalisierung hin. Als moderner Arbeitgeber war man bestrebt, den Mitarbeitern die Lohnabrechnung zeitgleich zur Lohnauszahlung zuzustellen und die Basis für weiterführende digitale Prozesse (z.B. Online-Steuererklärung) zu schaffen. Nicht zuletzt versuchte man aber auch, Abläufe zu vereinfachen und Kosten zu sparen.
Die Lösung
Zwei Produktvorteile waren für die Dienststelle Personal des Kantons Luzern ausschlaggebend, dass man sich beim Lohnabrechnungsversand für die Lösung IncaMail der Schweizerischen Post entschied: Zum einen garantiert die Schweizerische Post auch über den digitalen Kanal das Postgeheimnis. Zum anderen ermöglicht IncaMail dank zahlreichen Partnerschaften eine Integration in die bereits vorhandene SAP-Landschaft.
Mit dem Add-on smahrt-eDoc der smahrt consulting AG lassen sich beliebige HR-Dokumente wie Entgeltnachweise, Lohnausweise, Zeitabrechnungen und Beilagen in SAP bündeln und per Knopfdruck direkt aus der Software via IncaMail versenden. Die sensiblen Dokumente gelangen dabei sicher und nachweisbar an die privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden. Diese erhalten jeweils eine von der Schweizerischen Post elektronisch signierte E-Mail, in der sich die Lohndokumente als verschlüsselter SAFE-Anhang befinden (Secure Attached File Encryption). Der Mitarbeiter öffnet den gesicherten Anhang mit seinem IncaMail-Passwort, wann und wo immer er möchte, direkt im persönlichen E-Mail-Postfach. Auf der Plattform IncaMail werden keine Daten gespeichert, und Dritte können die Inhalte der Nachrichten nicht einsehen.
Mit der Einführung von IncaMail bei den Mitarbeitenden konnte der Kanton Luzern auf Anleitungen und den Support der Schweizerischen Post zurückgreifen. Für Empfänger, die Probleme mit dem Öffnen der IncaMail-Nachrichten haben oder nicht technik-affin sind, stellt die Schweizerische Post eine eigene Hotline zur Verfügung.
Nutzen und Vorteile
Die Dienststelle Personal des Kantons Luzern profitiert mit IncaMail folgendermassen:
- Zeit- und Kostenersparnisse: Der Aufwand und die Kosten für das externe Drucken, Verpacken und Kuvertieren von physischen Lohnabrechnungen konnten stark reduziert werden.
- Integrierte Prozesse: Der Lohnabrechnungsversand mit IncaMail funktioniert per Mausklick direkt aus der bestehenden HR-Lösung. Lohnabrechnungen können unter einem frei definierbaren E-Mail-Absender verschickt werden. Bei Fragen zur Lohnabrechnung haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, der Dienststelle Personal kostenlos und verschlüsselt via IncaMail zu antworten.
- Datensicherheit und Nachweisbarkeit: Die elektronische Übermittlung von Lohnabrechnungen muss unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen erfolgen. Die erforderte Datensicherheit ist mit der Übermittlung via IncaMail gewährleistet. Der Versand mit IncaMail wird von der Schweizerischen Post dokumentiert und ist jederzeit nachweisbar.
IncaMail bietet auch den Angestellten diverse Vorteile:
- Zeit- und ortsunabhängiger Empfang: Die Mitarbeiter erhalten ihre Lohnabrechnung mit IncaMail zeitgleich zur Lohnauszahlung. Sie können diese jederzeit auch im Ausland empfangen und einsehen – ein Faktor, der in Zeiten zunehmender internationaler Vernetzung immer wichtiger wird.
- Basis für weiterführende digitale Prozesse: Mit dem elektronischen Versand von HR-Dokumenten werden im Kanton Luzern auch weiterführende digitale Prozesse begünstigt. Beim Ausfüllen der Online-Steuererklärung haben die Mitarbeiter ihre Lohnausweise bereits im richtigen Format zur Hand.
- Schutz vor Einsicht Dritter: Mitarbeiter empfangen ihre Lohnabrechnungen zu Hause (private E-Mail-Adresse) und müssen sie – anders als beim Portal – nicht am Büroarbeitsplatz einsehen. Durch die patentierte SAFE-Technologie von IncaMail sind die E-Mails vor dem Zugriff Dritter geschützt. Beim elektronischen Empfang von Lohnabrechnungen wird zudem vermieden, dass die vertraulichen Dokumente zu Hause frei rumliegen oder sogar im Altpapier landen.
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