IncaMail
Mehr Möglichkeiten mit der Abacus Lohnbuchhaltung 2017 beim sicheren E-Mail-Versand
Die Verteilung von Lohndokumenten in Unternehmen ist ein aufwändiger und kostentreibender Prozess. Mit der Lohnbuchhaltungssoftware von Abacus und dem sicheren E-Mail-Dienst IncaMail der Schweizerischen Post lässt sich dieser digitalisieren und günstiger realisieren.
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Die elektronische Übermittlung von schützenswerten Daten im HR-Bereich muss unter der Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen erfolgen. Das Datenschutzgesetz schreibt vor, dass Lohndaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugte Bearbeitungen geschützt werden müssen. Abacus wird diesen Anforderungen gerecht und ermöglicht dank der Zusammenarbeit mit der Schweizerischen Post und deren E-Mail-Verschlüsselungsdienst IncaMail den Versand von Secure Mails in grosser Anzahl direkt aus der Lohnbuchhaltungssoftware. Mit dem neusten Update, das Abacus seiner Anwendung per 20.05.2017 verpasst hat, gibt es noch mehr Möglichkeiten beim sicheren E-Mail-Versand.
Sicherer Massenversand mit IncaMail
Neben dem bisherigen Versand von Lohnabrechnungen können nun auch Lohnausweise und andere beliebige Beilagen mittels IncaMail aus dem Auswertungsprogramm verschickt werden. Ähnlich wie bei einem Brief erhält der Empfänger eine von der Schweizerischen Post signierte E-Mail, in der sich die Lohndokumente als verschlüsselter Anhang befinden. Er öffnet diesen Anhang wann und wo immer er möchte mit einem Passwort direkt in seinem gewohnten E-Mail-Postfach. Der Versand und Empfang wird von der Schweizerischen Post dokumentiert und ist jederzeit nachweisbar.
Beliebig viele Anhänge
Begleitet von einem einfachen und übersichtlichen Assistenten kann in der neusten Version der Lohnbuchhaltungssoftware die gewünschte E-Mail-Vorlage in einer bestimmten Sprache ausgewählt werden. Die Vorlagen sind frei definierbar und können für weitere Mailings übernommen oder angepasst werden. Daraufhin fügt das Programm automatisch die Mitarbeiter-Adressen aus dem Personalstamm sowie die passende Lohnabrechnung und andere ausgewählte Dokumente ein. Vor dem definitiven Versand, ermöglicht eine Vorschau jede einzelne Mail zu kontrollieren, zu verändern oder zu löschen. Bei erforderten Anpassungen ist der direkte Zugriff auf die Dossiers der Mitarbeiter möglich.
Logbuch zur besseren Übersicht
Das Serien-E-Mail-Programm der Abacus Lohnbuchhaltung führt neu auch ein Protokoll. Dieses speichert die wichtigsten Informationen jedes Versandes. Das benutzte Programm, die verwendete Vorlage, die Start- und Endzeit sowie die Anzahl der erfolgreichen und fehlerhaft versendeten E-Mails werden im Logbuch übersichtlich dokumentiert. Eine Suchfunktion hilft, Einträge auch bei einer grossen Anzahl E-Mails jederzeit einfach zu finden.